Projektleitung ist nichts für Feiglinge
Die Gäste sitzen erwartungsvoll im Saal, der Kunde deutet unmissverständlich auf seine Uhr … Der Termindruck vor und während eines Events ist gnadenlos, der Tunnelblick wächst von Tag zu Tag. Nichts ist so wichtig wie die nächste Veranstaltung. Wer einmal diesen Furor der Zeit verspürt hat, sollte aufgeschlossen sein für jede, wirklich jede Hilfestellung, jede Form von Methodik.
Im Unterschied zu allen anderen Projekttypen gibt es bei einer Veranstaltung keine zweite Chance. Unser größter Feind ist die Zeit: die Leistung muss auf die Minute am festgelegten Ort in der richtigen Qualität erbracht werden. Punktgenaue Perfektion. Alles folgt einem göttlichen Plan. Andernfalls tut sich die Hölle auf. Oder wie Gerd Käfer (Gründer Käfer Party-Service) es einmal ausdrückte: Events sind sehr körperlich: Entweder es war gut und alle klopfen Dir auf die Schulter oder es war schlecht, dann gibt es sofort einen Schlag in den Nacken.
Die unsichtbaren Schnittstellen
Organisation ist ein Vorgang, der in den Köpfen der Beteiligten stattfindet. Und genau darin liegt das Problem! Dienstleistung bzw. Organisation ist eine an Personen gebundene Leistung. Zwischen diesen Leistungsträgern entstehen Schnittstellen. An diesen Übergängen der Arbeitsteilung existieren blinde Flecken. Blinde Flecken sind Bereiche, an denen man nichts sieht, weil nichts produziert wird. Hierin liegt die tiefere Begründung für Projektmanagement.
Es ist oft zu beobachten, dass zu Beginn des Projektes ein Defizit an Planung entsteht, das am Ende durch operative Hektik ausgeglichen werden muss. Die innere Sperre gegen Planung speist sich aus mehreren Quellen. Planung wird häufig als zusätzlicher Zeitaufwand empfunden, den man sich überhaupt nicht leisten könne. Ein anderer Einwand lautet, jede Veranstaltung sei anders. Oder - es handele sich doch um eine kreative Tätigkeit, die man nicht in ein Schema pressen könne. Alles (subjektiv) richtig und trotzdem objektiv falsch! Messbare Zielsetzungen und Kreativität sind kein Widerspruch. Projektmanagement in der Kreativwirtschaft ist ein Zeichen von Professionalität in einem dynamischen Umfeld von hoher Komplexität. Echte Professionalität zeichnet sich dadurch aus, kreative und innovative Lösungen zu generieren und den Arbeitsprozess trotzdem sauber zu strukturieren.
Erfolg braucht Methode
Die Planungszeit ist eine Investition, die später eine hohe Rendite abwirft. Die Methodik des Projektmanagements und seine Werkzeuge sind eine Navigationshilfe durch das Chaos einer Veranstaltungsvorbereitung. Eventmanager in Unternehmen, Agenturen und bei Eventdienstleistern arbeiten verstärkt in fach- und bereichsübergreifenden Projektteams. Immer komplexere Problemstellungen schnell und effizient unter hohem Erfolgsdruck zu lösen, ist Aufgabe dieser Arbeitsgruppen.
Dem Erfolgsdruck, der auf Agenturen und Corporate Planern lastet, kann man mit der Professionalisierung der eigenen Strukturen und Arbeitsprozesse begegnen. Die konsequente Anwendung von Methoden, Techniken und Instrumenten des Projektmanagements führen zu einer wesentlichen Optimierung und Beschleunigung der internen und übergreifenden Arbeitsprozesse. Planung kann eine spielerische Angelegenheit sein, verdeutlicht vom nachstehenden Mindmap.
Kopfarbeit statt Laufarbeit
Der Alltag von Veranstaltungsorganisatoren ist gekennzeichnet durch einen Mangel an Planung zu Beginn des Events, der gegen Ende der Vorbereitung zu „Laufarbeit“ in Form von Aktionismus führt. Das ist sehr riskant! Obwohl es ja dann doch irgendwie klappt. Aber unter welchen physischen (Überstunden) und psychischen (Stress, Frustration, Angst) Anstrengungen für alle Beteiligten!
Die Zeiten von „Kannst Du mal eben...“ sind unwiderruflich vorbei. Nur durch eine zielgerichtete Definition und Planung der Projektaufgaben kann eine reibungslose und wirtschaftliche Abwicklung von Events gewährleistet werden. Juristisch-institutionelle Grenzen sind dabei zweitrangig, denn in der Kommunikationsbranche haben wir es mit einem Magischen Dreieck zu tun.
Es wird gebildet aus dem Kunden, der Agentur und den ausführenden Dienstleistern. Im Zentrum dieses Dreiecks steht der Projektleiter, der alle Seiten dieses Kraftfeldes in der Balance halten muss. Hier gilt es, verschiedene Interessen, Charaktere und Sichtweisen unter einen Hut zu bringen. Manchmal sind auch handfeste Konflikte zu lösen. Wie gesagt, Projektleitung ist nichts für Feiglinge.
Arbeiten alle Beteiligten nach der gleichen Methode, liegen die Vorteile auf der Hand:
- Effektivität
- Qualität
- Geschwindigkeit
- Weniger Stress
- Mehr Spaß
Die Erstellung eines Projektstrukturplanes gliedert ein umfangreiches Event in kleine, gut überschaubare Teilprojekte und Arbeitspakete, die klar voneinander abgegrenzt sind. Da immer wieder exakt definierte Teilziele (Meilensteine) erreicht werden, erhöhen sich die Motivation, das Engagement und die Leistungsbereitschaft im Team. Und der Kunde fühlt sich sicher und in guten Händen, wobei der Kunde jede Art von Auftraggeber, auch der eigene Chef oder die Vertriebs- oder Personalabteilung sein können. Für jedes Teilprojekt zeichnen einzelne Personen verantwortlich, die das Projektziel kennen und einen Teil der Gesamtverantwortung übernehmen.
Durch die frühzeitige Vereinbarung von qualitativen und quantitativen Zielen, eines Zeit- und Kostenrahmens mit möglichst vielen am Projekt beteiligten Mitarbeitern wird die Einhaltung des Projektplanes garantiert. Mit einem konsequenten Projektmanagement können Events effektiver, budgetkonformer und nervenschonender zum Erfolg geführt werden. So sollte es sein, geradezu ein Paradies ...
Ach ja, das Imperium Romanum beherrschte auch Dank der straffen Organisation seiner militärischen Projekte, sprich Feldzüge, die damals bekannte Welt. Man kannte sich halt aus mit Projektmanagement – projectum, das nach vorn Geworfene und manum agere, an der Hand führen.
Agil oder nicht agil – das war noch nie die Frage
Agilität (Beweglichkeit im Denken und Handeln) ist die Grundeigenschaft einer Agentur. Für Agenturprofis sind das Binsenweisheiten! Da Projektmanagement in der IT-Branche wurzelt, kommt auch aus dieser Richtung die Modernisierung namens „Agil“.
Agiles Projektmanagement hinterfragt Rollen, Prozesse und Projektpläne aus der „klassischen“ Vorgehensweise. Stattdessen legt es Wert darauf, Stakeholder während des gesamten Projekts intensiv einzubeziehen. Vor allem Anforderungen, die diese ständige Entwicklung und Veränderung widerspiegeln, spielen hier eine wesentliche Rolle. Wichtiger als die „Planerfüllung“ ist jedoch die soziale und kommunikative Kompetenz eines Projektleiters. Das kann man sinngemäß in einem Buch aus dem Jahr 2009 nachlesen (U. Wünsch/W. Rübner: Professionelles Projektmanagement in Kultur und Event).
Empirisch belegt wurde diese Auffassung durch eine Befragung von Projektleitern aus verschiedenen Branchen aus dem Jahr 2010.
Nichts geht ohne Kultur
Projektmanagement ist mehr als eine Methodik, mehr als ein paar Planungstechniken, es ist eine Haltung, ein Denken in Prozessen. Projektmanagement bevorzugt einen bestimmten Führungsstil – das Führen mit Zielvereinbarungen (Management by Objectives). Projektmanagement setzt auf das Problemlösungspotenzial eines Teams, auf die Diversität der Projektmitglieder.
Projektmanagement benötigt vor diesem Hintergrund ein besonderes Umfeld, eine entsprechende Unternehmenskultur, um gedeihen zu können. Denn Projektmanagement hat eine Philosophie, eine Grundhaltung, eine langfristige Überzeugung, Werte und ein Menschenbild, das zum Unternehmen passen muss. Der gedankliche Ausgangspunkt von Projektmanagement – der Arbeitsprozess – steht im Mittelpunkt. Das Beziehungsgefüge in einem Projektteam kann man durch verschiedene Tauschprozesse beschreiben.
Der Projektleiter als Generalist „zahlt“ mit Vertrauen, Führung, Gesamtverantwortung und bekommt dafür das Wissen und die Erfahrung der Spezialisten.
Fazit für das HR-Management: Projektmanagement ist eine Kernkompetenz!
Wie stets müssen Fertigkeiten vermittelt und trainiert werden, auf Knopfdruck kann man nicht auf eine systematische Arbeitsweise umschalten, die von allen gleich verstanden und eingehalten wird. Idealerweise wird vor Einführung bzw. Schulung von Projektmanagement der Kernprozess definiert und dokumentiert. D.h., welche generellen Arbeitsschritte erfolgen von der Kundenanfrage bis zur Endabrechnung.
„Nur wer sich selbst organisieren kann, kann auch andere organisieren. Nur wer sich selbst führen kann, kann auch andere führen.“ Wer gerade durch diesen Berufseignungstest gefallen ist, kann es ja zum Glück mit Projektmanagement versuchen.
Im nächsten Kapitel beschäftigen wir uns mit Sinn und Sinnlichkeit des Arbeitslebens.
Die Artikelserie „How happy are you with your job?“ beschäftigt sich mit der Zukunft der (Zusammen-)Arbeit in der Eventbranche. Mit den Herausforderungen des sozialen, technologischen, kulturellen und ökonomischen Wandels, der alle Akteure der Veranstaltungswirtschaft betrifft, nein durchschüttelt. Dabei lassen das Bewusstsein hierfür und die Veränderungsbereitschaft der Branche zu wünschen übrig.
Die Artikelserie gliedert sich in acht Abschnitte, die in sich abgeschlossene Themen darstellen und nicht chronologisch gelesen werden müssen:
- Prolog: Vom Arbeitssklaven zum Mitunternehmer
- Kultureller Wandel: Eigenmotivation. Selbstorganisation. Selbstverantwortung.
- Leitbild Führung: Königsmacher statt Zwergenproduzent
- Arbeitsmethodik: Event meets Management
- Arbeitserlebnis: Sinn. Sinnlichkeit. Zusammenarbeit
- Personalmarketing: Mitarbeiter als Markenbotschafter
- Unternehmenskultur: Employer Happiness Index
- Epilog: Always look on the bright side of work
Unser Gastautor:
Wolf Rübner gründete mit EventCampus 2002 eine auf Live-Kommunikation spezialisierte Beratung. Zu den Kunden zählen Agenturen, Messebau und Event-Dienstleister.
Beratungsfelder sind Marketing und Personal. Strategie-Workshops, Präsentations- und Führungs-Training sowie Seminare runden sein Portfolio ab.
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Bildquellen: spreadshirt.de, Dr. Stefan Hagen, Wolf Rübner, pm-blog.com