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Mittendrin statt nur dabei - Teil 1

MCI veröffentlicht Whitepaper über den „Kongress der Zukunft“

MCI Deutschland hat ein Whitepaper herausgebracht, das sich mit dem „Kongress der Zukunft“ beschäftigt. Hierin wird beschrieben, wie sich die Verhaltensweisen, Anforderungen und Wünsche von Kongressteilnehmern, Ausstellern und Sponsoren in den letzten Jahren verändert haben und weiter verändern werden. Das Whitepaper zeigt auf, welche Formate, Prozesse und Bedingungen Kongresse in Zukunft bieten müssen, um weiterhin wirtschaftlich erfolgreich zu sein. Die wichtigsten Erkenntnisse haben wir für Sie zusammengefasst.

Teil 1 unseres Beitrages konzentriert sich auf die Erwartungshaltung der Beteiligten und wie „Experience Design" dazu beitragen kann, Kongresse zeitgemäß aufzustellen und zu konzipieren.

Ein kurzer Marktüberblick

Nach wie vor boomt der Meeting- und Eventmarkt in Deutschland. Kongresse, Tagungen und Seminare haben daran laut dem Meeting- & EventBarometer 2018/19 einen Anteil von über 60 Prozent, sind also die wichtigste Säule der Veranstaltungsindustrie. Dabei punktet Deutschland vor allem als Veranstaltungsort für wissenschaftliche Kongresse und Verbandstagungen. Da diese Entwicklung auch auf internationaler Ebene stattfindet, steigt der Anteil ausländischer Kongressteilnehmer seit Jahren kontinuierlich an und hat sich seit 2006 tatsächlich verdreifacht. Auch die „Qual der Wahl“ macht Deutschland als Tagungsort überaus attraktiv. Denn insgesamt stehen bundesweit mehr als 7.500 Veranstaltungszentren, Tagungshotels und Eventlocations zur Verfügung. Auffällig ist dabei, dass kleinere Veranstaltungen mit bis zu 50 Teilnehmern immer häufiger in den virtuellen Raum verlagert und durch Videokonferenzen ersetzt werden. Denn das spart Zeit, Kosten und auch Mühen. Der Markt ist also einer großen Diversifizierung unterworfen, auf die Veranstalter reagieren müssen, wenn ihr Geschäftsmodell erfolgreich bleiben soll.

Veränderung geschieht schneller denn je

Wer im hart umkämpften Eventmarkt überleben will, muss seinen Teilnehmern möglichst einmalige und einzigartige Erlebnisse ermöglichen. So manchem Kongressanbieter fällt es jedoch schwer vor allem das technische Entwicklungstempo mitzugehen. Viele Kongresse scheinen daher ein wenig in die Jahre gekommen. Dass einer redet und alle anderen zuhören, mag heute noch für manche Aktionärsversammlung gelten. Im modernen Eventbusiness ticken die Uhren aber längst anders.

Die digitalaffinen Teilnehmer ab der Generation X machen heute bereits den Großteil der Veranstaltungsbesucher aus. Währenddessen erwarten Aussteller und Sponsoren, dass sich die Veranstalter den Wünschen dieser Zielgruppe annehmen: Interaktivität, Emotionalität und Individualität sind hier als wichtigste Aspekte zu nennen. Dafür gilt es, Kongresse konzeptionell zu betrachten und bei der Gestaltung emotionale Aspekte stringent und zielgruppengerecht zu berücksichtigen. MCI nennt diesen Gestaltungsprozess „Experience Design“.

Globale Entwicklungen geben den Takt vor

Ob Klimawandel oder Digitalisierung, ein steigendes Sicherheitsbedürfnis oder neue Mobilitätsformen – die großen weltweiten Themen machen natürlich auch vor der MICE- und Eventbranche nicht halt. Im Gegenteil: Hier wird häufig erst vorgelebt, was heute schon möglich ist und morgen real sein wird. Schließlich sind Tagungen und Kongresse Vorreiter in Sachen Wissenstransfer und Kommunikation. Das wird sich auch in Zeiten zunehmender Vernetzung nicht ändern. Was sich allerdings ändert, ist die Erwartungshaltung der Stakeholder.

Zudem hält der derzeitige gesellschaftliche Umbruch eine Reihen von Themenfeldern bereits, die auch die Kongresswirtschaft auf Trab halten werden: Technologie, Mobilität, Gesundheit, Digitalisierung, Umweltschutz, Weiterbildung, Energieversorgung und einige andere Megatrends werden dafür sorgen, dass die Nachfrage nach entsprechenden Angeboten in der Tagungsbranche steigt. Ein Beispiel dafür ist die zweite TechXperience am 3. Dezember in Ingelheim. Hier finden nicht nur die vortragenden Speaker Gehör, es wird auch interaktiv in Kleingruppen gearbeitet. Ebenso werden die ausstellenden Anbieter und Sponsoren aktiv in die Inhalte des Konferenzprogramms eingebunden. So können sie den Besuchern praxisorientierte Mehrwerte und eigenständige Gestaltungsmöglichkeiten bieten.

Natürlich muss die Kongressplanung in besonders schnelllebigen Zeiten von Jahr zu Jahr aufs Neue überprüft und an aktuelle Entwicklungen angeglichen werden. Online-Teilnehmerbefragungen und ein effektives Monitoring helfen dabei, sich veränderten Rahmenbedingungen anzupassen und eventuelle Schwachstellen auszumerzen. Echtes Networking jedenfalls lebt auch in digitalen Zeiten von persönlichen Kontakten, wie MCI konstatiert. Denn die Anonymität im Netz macht vieles schnell vergessen, zumal sich in Business-Plattformen und sozialen Medien allmählich die „Karteileichen“ stapeln. Sogenannte Präsenzveranstaltungen werden damit (zumindest mittelfristig) nicht vom Online-Networking ersetzt werden.

Die Erwartungshaltung der Beteiligten

MCI hat in seinem Whitepaper die Erwartungshaltung aller Eventbeteiligten hinterfragt und ist zu folgenden Schlüssen gekommen.

Der Kongressteilnehmer ist …

  • künftig im Schnitt jünger und weiblicher
  • überaus technik- und digitalaffin
  • anspruchsvoller im Hinblick auf praxisrelevanten Content
  • interessiert an Mitgestaltung und Teilhabe
  • besser informiert und selbstbewusster

Der Veranstalter will …

  • effektiv Mitglieder und Kunden binden
  • den wissenschaftlichen Fortschritt vorantreiben
  • Fachwissen und Information zielgruppengerecht vermitteln
  • die eigene fachliche und „politische“ Position stärken
  • Verbundenheit zu den Teilnehmern aufbauen

Der Aussteller möchte …

  • aktiv am Kongressgeschehen teilnehmen
  • Raum und Zeit zum Dialog mit den Teilnehmern haben
  • sich auf vielen Kanälen präsentieren
  • mit allen Stakeholdern partnerschaftlich zusammenarbeiten
  • sein Angebot wertgeschätzt wissen

In Teil 2 thematisieren wir die wichtigsten Trends im Kongressmarkt von morgen und zeigen anhand konkreter Beispiele auf, welche Elemente bei der Transformation von Kongressen berücksichtigt werden sollten.


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Bildquelle: MCI Deutschland

Autor: Frank Brehm

Veröffentlicht am: 17.10.2019


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