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EventTech, Best Practice - Tagung/Kongress

7 Fehler bei virtuellen Events, die Du unbedingt vermeiden solltest

Den Mehrwert vor Augen. Im Moment. Und in Zukunft.

Die Coronakrise fordert unserer Gesellschaft alles ab. Die Absage von Veranstaltungen und Events bedeutet bare Verluste. Doch auch jede Menge Learnings. Etwa durch die Transformation bestehender Formate in den digitalen und virtuellen Raum. Kreative Ansätze machen Mut, auch Beispiele aus Vor-Corona-Zeiten bestätigen, dass da was geht. Doch worauf kommt es eigentlich an?

Dienen digitale und virtuelle Veranstaltungsformate lediglich der Überbrückung oder haben sie das Zeug, sich in der Zukunft zu etablieren? Eine von vielen Fragen, auf die es dieser Tage keine Antworten gibt. Fakt ist: Wohl niemand hätte gedacht, dass sich virtuelle Events quasi über Nacht aus der Nische breitflächig ausbreiten können. Webinar, Konferenz oder Messe – jetzt heißt es nicht nur, Alternativen zu finden, sondern auch Signale zu setzen. Denn Veranstalter tragen Verantwortung dafür, negative Entwicklungen nicht zu fördern – so formuliert es zumindest Vok Dams im aktuellen Whitepaper „Wenn Events nicht stattfinden können“.

Ein hier zitiertes Signal ist zugleich das vorweggenommene Fazit: Wir reagieren. Professionell, konstruktiv und kreativ. Wir halten Kontakt. Wir binden Teilnehmer ein – und stärken auch im virtuellen Raum das Zugehörigkeitsgefühl von Teilnehmern und Veranstaltern. Dass sich diese Herausforderungen nicht auf eine simple Formel herunterbrechen lassen, liegt auf der Hand. Schließlich unterscheiden sich einzelne Formate sowohl im Setup als auch vom Teilnehmermehrwert. Für alle jedoch gilt: Content is King. Und wenn das sinnliche Live-Erlebnis auf der Strecke bleibt, der Beat der Musik, das Knistern in der Atmosphäre und der Duft der Veranstaltung nicht mehr mit allen Sinnen und Antennen aufgesaugt werden können, muss das Alternativkonzept umso mehr auf einer informativen wie involvierenden, emotionalen Inszenierung fußen. Raum, auch wenn dieser ein virtueller ist, für Austausch bieten. Für Interaktion. Dialog und Feedback.

„Kommunikation ist ein unfassbar starkes Mittel. Es müssen immer Dinge kommuniziert werden. Man muss nur – aktiv schnüffelnd wie die Maus auf der Suche nach Käse – gucken, wo und was genau.“ (Petra Lammers, Geschäftsführerin Onliveline)

Aus Erfolgen lernen

Auch wenn sie bislang bestimmten Eventformaten vorbehalten und das Gegenteil des Mainstreams waren: Virtuelle Events gab es schon vor COVID 19. Speziell die Nachfrage nach virtuellen Konferenzen hat sich in den vergangenen Jahren kontinuierlich weiterentwickelt, was Zielen wie Effizienz, Kosteneinsparung und Nachhaltigkeit geschuldet ist. Klimawandel und Flugscham haben den Anstoß für eine Transformation gegeben. Auch hybride Events sind keine Unbekannte und die VExCon beispielsweise schafft es jedes Jahr auf‘s Neue, dass Teilnehmer des virtuellen XING Events interessiert bleiben und eben nicht das Gefühl haben, alles schon einmal gesehen zu haben.

Jüngst wagte sich auch das Technologieunternehmen Continental erstmals an ein virtuelles Format – und hatte Erfolg. Ziel war es, die Veranstaltung für „mehr“ Teilnehmer zu öffnen. Statt bislang nur 150 Vertreter einer Abteilung aus aller Welt zur realen Konferenz einzufliegen, konnten erstmals über zwei Tage knapp 600 internationale Mitarbeiter aller Bereiche involviert werden.

Die Beispiele sind so zahl- wie facettenreich und reichen von der Global COMM Convention bis hin zu HTC. Gleichzeitig wird aber auch deutlich: Nicht jede derzeit verfügbare Lösung unterstützt die individuellen Kommunikationsbedürfnisse adäquat. Gerade die Einbindung vieler Teilnehmer, seien es Private Sessions, separate Meetingräume, Live-Keynotes, Voting-Systeme oder Virtual und Augmented Reality, ist bei vielen Systemen aktuell noch nicht per se möglich. Entsprechende Anbieter arbeiten jedoch mit Hochdruck an stimmigen Lösungen. Ein weiterer Aspekt ist die Sinnhaftigkeit des jeweiligen Eventkonzeptes. Ein Messestand kann nicht einfach eins zu eins „virtualisiert“ werden und alles läuft wie geschmiert. Das Publikum ist mitunter ein anderes und seine Aufmerksamkeit muss fokussiert gehalten werden. Gar nicht so leicht, wenn Koffein in Form vom hippen Coffee-Caterer, der beliebte Live-Act und der belebende Chat am Stehpult wegfallen. Wenngleich: Es gibt ja Lieferservices. So hat die Brauerei Gaffel beispielsweise, eine kleine Anekdote am Rande, Kölner Bürgerinnen und Bürger beliefert, als diese sich zum „gemeinsamen“, kontaktfreien Kinoabend verabredeten.

How to und No Go: So machen virtuelle Formate Sinn

Will man Veranstaltungen auf die drei relevantesten Formate herunterbrechen, könnte man Messen, Konferenzen und Webinare unterscheiden. Eine gute Planung ist für alle erfolgsrelevant. Viele haben in den vergangenen zwei Monaten versucht, bereits gebaute oder aufgebaute Messestände dahingehend zu nutzen, indem eigentlich geplante Präsentationen vom Stand gestreamt wurden. Eine Notlösung, denn ein virtuelles Event ist keine Einbahnstraße. Wer noch etwas Vorlauf hat, sollte sich bewusst machen, worum es eigentlich geht. Es geht um Kommunikation. Um Diskussion. Um Austausch. Um Gemeinsamkeit – das verändert die Formate zwangsläufig.

Was gar nicht geht: Diese Fehler solltest Du unbedingt vermeiden

  • In Aktionismus verfallen: Am Ende bestimmen eine dezidierte Ziel-, Teilnehmer- und Machbarkeitsanalyse über Format und Inhalt, nicht der Drang, schnell eine Veranstaltungsabsage zu kompensieren. (Stichwort: Nur wer seine Zielgruppe versteht, kann sie begeistern)
  • Experience kopieren: Content und Botschaften auf Live-Events eins zu eins in eine digitale Darstellungsform übersetzen (Stichwort: Veranstaltung ohne Publikum einfach abfilmen)
  • Viel hilft viel: Überstrapaziere weder Deine Zielgruppe noch Dich selbst. Virtuelles Live-Engagement lebt nicht von der Vielfalt, sondern von klaren, fokussierten und maximal zwei wesentlichen Zielen (kann mit der Erfahrung gesteigert werden)
  • Toll geplant = Full-House: Wer die Zielgruppe nicht adäquat über das Angebot informiert, bleibt auf der Strecke (Stichwort: effektive Kommunikationskanäle selektieren und nutzen)
  • Jedem Trend blind folgen: Zu spielerische Inhalte beispielsweise sind in Deutschland weniger beliebt (Stichwort: Lächerlichkeit versus Ernsthaftigkeit)
  • Ist doch gut gelaufen: Virtuelle Events nicht zu verändern (Stichwort: Was einmal funktioniert hat, funktioniert auch ein zweites Mal)
  • Das Tool kann alles: Wer die technischen Möglichkeiten und Services nicht versteht, wird sie auch nicht erfolgreich anwenden können.

Was gut geht: Darauf solltest Du bei der Planung auf jeden Fall achten

  • Mehrwerte hinterfragen: Die Mehrwerte einer Live-Veranstaltung können denen einer virtuellen Veranstaltung komplett widersprechen. Kommen Teilnehmer beispielsweise vor allem wegen der Abendveranstaltung und der netten Stimmung, solltest Du über eine andere Teilnehmerschaft nachdenken oder Veranstaltungsmehrwerte neu definieren.
  • Attraktivierung nutzen, virale Verbreitung fördern: Aussteller-Codes oder Bring-a-Colleague – Aussteller an der Teilnehmergenerierung beteiligen
  • Qualitative Inhalte bieten: Dies gilt immer, bei virtuellen Events einmal mehr. Denn mit fehlenden atmosphärischen Elementen steigt die Relevanz des Contents. Welche Interessen bringt der Zielteilnehmer mit? (Stichwort: Interessenabfragen im Vorfeld und Klick-/Anmeldeverhalten sind erfolgsrelevant)
  • Angepasste Kommunikation: Kommunikation auf die erhobenen Wunschinteressen und Themen anpassen. Hier bieten virtuelle Formate den Vorteil, Inhalte auch ad hoc noch anzupassen.
  • Abwechslung bieten, Interaktion ermöglichen: Um Teilnehmer anzulocken und am Ball zu halten, ist ein abwechslungsreiches, strukturiertes Programm maßgeblich: Neben virtuellen Keynotes und Lecture-Sessions intelligente Talks, interaktive Beteiligungsformate und Online-Gemeinschaftserlebnisse einbinden – von Votings bis hin zu kurzen Breakout-Sessions zwischen einzelnen Programmpunkten
  • Nahbar bleiben: Nachteile der mangelnden persönlichen Kommunikation ausgleichen und reale mit virtuellen Elementen vermischen, etwa durch Lieferando-Gutscheine für gemeinsame Lunch-Breaks
  • Technik: Eine stabile technische Infrastruktur garantieren und absichern, auch Worst Case-Szenarien berücksichtigen
  • Abstimmungsprozesse: Die Abstimmung zwischen den Gewerken (technische und andere Abteilungen) hinsichtlich Vorstellungen, Zeitplan und Fortschritt durch regelmäßige Sync-Calls forcieren
  • Daten haben Macht: Relevante Daten über Bedürfnisse und Interessen der Zielgruppe können generiert und für die Gestaltung weiterer Formate genutzt werden, denn Teilnehmer hinterlassen Spuren: Vor, während und nach dem digitalen Event; bei der Registrierung und Favorisierung von Themen, beim Betreten sowie Verlassen virtueller Locations und Sessions sowie bei der Nutzung spezifischer Angebote, dem Teilen dieser und der Weitergabe von Kontaktdaten

Was unterscheidet Webinar, virtuelle Konferenz und virtuelle Messe?

Ein Webinar ist ein singuläres Event, das immer wieder neu organisiert und inhaltlich geplant werden muss, da ein Webinar Content punktuell – bestenfalls anhand gezielter Interessen der Teilnehmer – anbietet. Diese sollten im Vorfeld durch eine Mischung von offenen Fragen und dem Angebot von Drop-Down-Themen abgefragt werden. Das senkt angeblich No-Show-Raten massiv (doo-Online-Newsletter vom 1.4.2020). Zwar ist der Prozess aufwändig, doch der Vorteil liegt klar darin, dass sich Webinare rasch realisieren und erfolgskritische Interessen kurzfristig berücksichtigen lassen. Stück für Stück entsteht so ein Verteiler von Teilnehmerinteressen und -profilen, der personalisiert und gezielt in das weitere Webinar-Angebot einfließen kann.

Anders als bei den einzeln aufgesetzten Webinaren stellt eine virtuelle Konferenz unterschiedliche Inhalte nacheinander beziehungsweise parallel zur Verfügung, was automatisch einen breiter aufgestellten Teilnehmerkreis impliziert. Um der Herausforderung mangelnder Live-Experience und einem generell eher geringen Interesse an Online-Events entgegenzuwirken, sollten virtuelle Konferenzen so einfach wie möglich gehalten werden. Zur Einführung empfehlen sich Single-Streams mit einer klaren Agenda und Dramaturgie, die durch die Konferenz führen, mit oder ohne Live-Moderation. Das senkt die Absprungrate ebenso wie eine Konzentration auf kurze Botschaften von maximal 15 bis 20 Minuten.

Unterstützt werden können diese Formate durch einfache Systeme wie Slido, die es Teilnehmern ermöglichen, Fragen zu stellen und die Fragen anderer zu voten, was den Fokus auf die Kerninteressen gewährleistet. Natürlich lassen sich auch bei virtuellen Konferenzen Chats, Workshops und Break-out-Sessions ins Setup einzubauen. Doch Vorsicht vor zu viel Experimentierfreude: Lerne Deine Zuschauer erst einmal richtig kennen und stimme weitere Module dann gezielt auf Bedürfnisse und Interessen ab.

Die virtuelle Messe wiederum ist komplexer, da hier auch Ausstellerstände und -bereiche angeboten werden. Das gestaltet sowohl die Organisation als auch die Nutzerführung anspruchsvoller als ein Webinar oder eine Konferenz. Schließlich sollte jeder virtuelle Aussteller ausreichend Besucher aka Teilnehmer verzeichnen. Jeder Stand fungiert quasi als separater Raum, in dem Aussteller und Besucher sowohl passiv via Download, On-demand-Videos und Verlinkungen zu anderen Online-Inhalten oder aktiv in Kontakt treten können. Für letztere Variante eignen sich interaktive Tools, die vom privaten Chat über Video-Interviews bis hin zu Uploads von Fragen oder Dateien reichen. Wichtig: Selektiere bewusst und anhand Deiner Bedarfsanalyse, welche dieser Module Du tatsächlich während des Events „bedienen“ kannst – sowohl von technischer Seite als auch rein kapazitär betrachtet.

Wie kann man hohe No-Show-Raten vermeiden?

Ein Klassiker: Virtuelle Events leiden mit zum Teil hohen Raten von 50 – 70 % häufiger als Live-Events unter Teilnehmerfluktuation. Der Grund ist simpel, angemeldet ist man schnell, ob man dann aber tatsächlich vom Sofa hochkommt, steht auf einem anderen Blatt. Schließlich hat man weder Zeit noch Kosten für die Logistik rund um das Event aufbringen müssen. Eine gute Planung kann diesem Problem jedoch entgegenwirken, zum Beispiel durch

  • einen personalisierten Anmeldeprozess/Erinnerungsmails
  • segmentierte Einladungsrhythmen
  • einfache Anmeldeprozesse (z.B. durch vorausgefüllte Formulare/Klick-Buchung)
  • eine verstärkte Kommunikation/Teilnehmerreise vor und nach dem Event

Den Mehrwert vor Augen. Im Moment. Und in Zukunft.

Nahezu jede Veranstaltungsform lässt sich auf ein virtuelles Format übertragen. Voraussetzung ist eine dezidierte Planung, die Selektion von Teilnehmermehrwerten (Produktlaunch, Networking, Inspiration, Workshop, Entertainment) und Content sind neben den abgeleiteten Zielen (Leadgenerierung, Kundenbindung, Vermittlung von Lernwerten, Umsatzsteigerung) das stärkste Pfund und entscheiden am Ende maßgeblich darüber, welche digitale Veranstaltungsform tatsächlich Sinn macht.

Das virtuelle Erlebnis wird das physische Erleben auch in Zukunft nicht ablösen. Live ist nicht tot. Doch Live und Digital werden besser zusammenwachsen und so eine zukunftsfähige Einheit bilden. Es sind viele spannende Mischformen wie hybride Events – also die Verbindung eines Live-Erlebnisses mit webbasierter Kommunikation – denkbar, die zusätzliche Mehrwerte schaffen. Und für den Moment gilt alle Male: Wissen draufschaffen. Loslegen. Optimieren. Weitermachen.


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Bildquelle: Menschen Vektor erstellt von freepik - de.freepik.com

Autor: Yvonne Egberink

Veröffentlicht am: 22.04.2020


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03. Dezember, 11:43 Uhr

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