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EventTech, Best Practice - Tagung/Kongress

10 wertvolle Tipps für die Durchführung von Online-Konferenzen

Aktuelle Umfrageergebnisse und Tipps für Veranstalter auf den Punkt gebracht

Bedingt durch die Corona-Krise und der damit verbundenen Absage der allermeisten „realen“ Veranstaltungen und Events, orientierte sich die Branche beinahe zwangsläufig verstärkt in den digitalen Raum. Das brachte einerseits eine Reihe von technischen Herausforderungen mit sich − andererseits stand die Frage im Raum, wie die Teilnehmer auf die vermehrten Online-Formate reagieren würden. Dieser Frage hat sich Felix Beilharz angenommen, einer der führenden Berater für Online- und Social-Media-Marketing in Deutschland.

Kurzerhand startete er eine Umfrage, an der sich exakt 319 Personen aus der Eventbranche und deren Umfeld beteiligt haben. Fast alle haben in den letzten drei Jahren herkömmliche Veranstaltungen, aber auch mindestens eine Online-Konferenz besucht. Die Befragung mag vielleicht nicht repräsentativ sein, aber die Ergebnisse geben doch Aufschluss über die Haltung und Meinung zu digitalen Eventformaten in gleichermaßen herausfordernden wie gewöhnungsbedürftigen Zeiten.

Eine Frage des Preises

Im Internet gibt es ja vieles umsonst, also kostenlos. Im Zweifel akzeptiert man halt ein paar Werbebanner und Pop-ups. Während aber 300 bis maximal um die 500 Euro für eine Präsenzveranstaltung in Barcelona oder Berlin angemessen erscheinen, gelten vielfach bereits 50 Euro für die Teilnahme an einem Online-Kongress als zu viel. Jeder vierte Befragte hat diese Summe als seine persönliche Grenze angegeben, bei Preisen über 100 Euro „streiken“ bereits 60 Prozent. Das ist einerseits verständlich, da das persönliche Erlebnis und die damit verbundene Reise entfällt.

Auf der anderen Seite werden von den Veranstaltern auch digital extrem viele Arbeitsstunden investiert. Hinzu kommt der technische Aufwand, der für nicht wenige Agenturen häufig noch Neuland ist. Im Mittel fördert die Befragung zutage, dass man für Online-Kongresse maximal 40 Prozent der Summe auszugeben bereit ist wie für entsprechende Offline-, also Live-Formate.

Eine Frage der Haltung

Nach den für manche enttäuschenden Preisvorstellungen der Kundschaft stellt sich im weiteren die Frage nach der generellen Bereitschaft, ein Online-Event als angemessenen Ersatz für eine herkömmliche Veranstaltung zu betrachten. Rund 40 Prozent der Befragten sehen die digitale Eventvariante als einen guten Ersatz an, während fast ein Drittel der Meinung ist, dass eine Online-Konferenz ihr Offline-Pendant in keinerlei Hinsicht ersetzen kann.

Im Gegensatz zu Offline-Vorträgen jedoch entpuppt sich die die Einbettung von Werbung und Sponsoring im Internet als relativ unproblematisch, zumal auf diese Weise häufig günstigere Ticketpreise angeboten werden können. Komplett kostenlose Digitalkonferenzen stoßen aber tatsächlich auf wenig Gegenliebe, frei nach dem Motto: „Was nichts kostet, kann auch nichts“. Für zwei Drittel der Befragten jedenfalls sind werbliche Botschaften in Ordnung, solange der Informationsgehalt nicht darunter leidet.

Eine Frage der Zeit

Insgesamt können sich 60 Prozent der Befragten vorstellen, in Zukunft regelmäßig an Online-Konferenzen teilzunehmen. Ein Viertel steht dem unentschieden gegenüber, während nur 16 Prozent digitale Veranstaltungsformate rundweg ablehnen. Damit geht einher, was über die Hälfte der Befragten bei digitalen Events vermissen: einerseits den persönlichen Austausch und Kontakt, andererseits das Netzwerken untereinander. Das Networking ist prinzipiell ohne weiteres möglich, aber hierfür müssen eben entsprechende Tools bereitgestellt werden, etwa private Chat-Funktionen oder die Möglichkeit des persönlichen Dateiaustauschs zwischen zwei oder mehr Teilnehmern.

Natürlich kann ein Online-Event niemals den Erlebniswert einer realen Tagung erreichen – sofern diese in ansprechenden Räumlichkeiten bzw. in einer reizvollen bis spannenden Umgebung stattfindet. Manch einer ist jedoch auch froh, wenn sich Reisestrapazen ersparen lassen, wobei im Home Office den Angaben zufolge oft die Konzentration etwas leidet. Hier checkt man die E-Mails oder geht ans Telefon, dort buhlen Kinder oder Haustiere um Aufmerksamkeit.

Das grundsätzliche „Feeling“ und selbstredend der oft unterschätzte Spaßfaktor ist online natürlich nicht ohne weiteres gegeben, wenngleich nur zehn Prozent der Befragten sagten, dass es ihnen wichtig sei, einfach mal „rauszukommen“ und etwas anderes zu sehen. Zeitersparnis sehen dagegen über 70 Prozent der Befragten als größten Vorteil von Online-Tagungen. Geringere Kosten und eine höhere Flexibilität nannten rund ein Drittel als weiteren Pluspunkt.

Das spätere Zugreifen auf die dargebotenen Inhalte im Internet erachtet zwar nur ein Fünftel der Befragten als wichtig, aber sollte von Seiten der Veranstalter nicht unterschätzt werden. Die Mediatheken der Fernsehsender mögen als Pionier der freien Zeiteinteilung gelten. Von daher gilt: immer alles aufzeichnen, um es Interessierten in abgespeckter und essenzieller Form für längere Zeit zugänglich zu machen.

Hier unsere 10 Tipps für die Planung und den Erfolg von Online-Konferenzen:

  1. Da eine deutliche Mehrheit digitalen Konferenzen an sich wohlgesonnen ist, sollten Veranstalter entsprechende Angebote im Programm haben.
  2. Online-Konferenzen sollten deutlich günstiger sein als Offline-Events. Mehr als 150 Euro sollte ein Ticket für ein erwiesenes Top-Format nicht kosten.
  3. Kostenlose Online-Konferenzen werden nicht per se als unseriös angesehen. Werbung zur Kostendeckung im Internet ist weitgehend akzeptiert.
  4. Die Option zum persönlichen Miteinander sollte auch online bereitgestellt werden, z.B. in Form von Breakout-Räumen oder Networking-Tools.
  5. Integrierte Gadgets und Gimmicks sowie unterhaltende Elemente können den fehlenden Erlebnisfaktor zumindest teilweise kompensieren.
  6. Speaker und Vortragende sollten nach dem Online-Event für persönliche Fragen noch eine Zeitlang zur Verfügung stehen.
  7. Alle Online-Events sollten digital aufgezeichnet werden, damit Interessenten sie auch später noch abrufen können.
  8. Die Technik muss „sitzen“, d.h. verlässlich und erprobt sein, damit professionelle Inhalte auch seriös vermittelt werden können.
  9. Da jede Online-Veranstaltung getrackt wird, ist die entsprechende Nachbearbeitung via Umfrage und E-Mail-Austausch so gesehen ein Muss.
  10. Begeisterung und Engagement bei der Entwicklung und Durchführung sind wie bei jedem Event Grundvoraussetzung für den Erfolg.

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Autor: Frank Brehm

Veröffentlicht am: 06.08.2020


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