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EventTech

Virtuelle Events sind kein Notnagel

Was Du heute änderst, zahlt sich auch Post-Corona aus

Die Erholung des Veranstaltungsmarktes braucht Zeit. Zeit, die proaktiv genutzt werden kann, um Neues zu wagen und nicht klein beizugeben. Leistungen in die digitale Welt zu übertragen und damit starke Formate zu etablieren, die auch nach Corona noch funktionieren. Denn dass der Trend zu virtuellen Veranstaltungen keine Notlösung, sondern ein Zukunftstrend ist, ist Fakt. Gute Chancen also, jetzt mit Ländern gleichauf zu ziehen, für die virtuelle Events schon vor Corona gang und gäbe waren. PlanetIMEX macht’s vor.

Händeringend wird dieser Tage nach Auswegen für den Veranstaltungssektor gesucht. Dennoch kritisieren viele den Digitalisierungstrend, der aber, mal ehrlich, im 21. Jahrhundert sowieso nicht mehr wegzudiskutieren ist. Es geht dabei auch nicht um ein entweder/oder. Um die Frage, das Eine durch das andere zu ersetzen. Sondern vielmehr darum, das Eine (Live-Events) mit dem anderen (Virtuelle Formate) sinnvoll zu ergänzen und zusätzliche Reichweite zu schaffen. Und wenn dieser Transformationsprozess durch die Corona-Krise beschleunigt und damit auch heute „irgendwie“ Business generiert werden kann, gilt dieser Tage: Wenn nicht jetzt, wann dann?

Das Netz ist da

Während viele Veranstalter und Agenturen derzeit eine steile Lernkurve haben, sagen andere Veranstaltungen ab, statt sie ins Netz zu verlegen. Das ist einerseits verständlich: Wer bisher hauptsächlich klassisch und analog unterwegs war, dem fehlen womöglich Strukturen, Ideen, Konzepte und Kompetenzen, den Hebel auf Digital umzulegen. Schwellenängste sind normal und legitim. Hinzu kommt, dass viele Eventagenturen (noch) nicht richtig beraten können, wie man mit Events in dieser Zeit umgeht, da ihre Leistungen auf die analoge Welt ausgelegt sind. Teile von Veranstaltungen ins Netz zu verlegen, ist in Ländern wie den USA sowie auf dem asiatischen Kontinent allerdings schon längst etabliert. Warum das schon vor Corona sinnvoll war, beantwortet Sarah-Christina Fitzke von About You gegenüber der W&V: „Es schont die Umwelt, den Geldbeutel von Veranstaltern, Teilnehmern und ehrlich gesagt gibt es viele Menschen, die gar nicht so darauf aus sind, andere Leute zu treffen. Die finden das unangenehm.“

Was machen wir nun mit solch einer Aussage?

Fitzke stellt ihr komplettes Geschäftsmodell auf die Transformation von Events nach Corona um, „weil sie keine andere Wahl habe“. Ein harter Cut, der nicht für jeden passt, und auch nicht passen muss. Denn auch wenn dieser Tage im Vergleich zu Tagungshotels und Eventlocations Veranstaltungszentren durch ihre hohe Sitzplatzkapazität zehn Mal so stark von ausbleibenden Teilnehmern betroffen sind, so Ilona Jarabek, Präsidentin des EVCC, wird das „Bedürfnis der Menschen nach persönlicher Begegnung wesentlich zur Erholung des Veranstaltungsmarktes beitragen.“

Vielleicht ist für das Gros der Veranstalter und Agenturen statt eines Hard Resets daher eher eine gesunde Portion Pragmatismus und Hemdsärmeligkeit gefragt. Statt über der „Eine Million Euro-Frage“ zu grübeln, ob, wann und in welchem Rahmen welche Veranstaltung wieder wie genau starten kann – entsprechende Szenarien müssen natürlich auch dafür entwickelt und vorgehalten werden – könnte man sich als Unternehmer seines Unternehmergeistes besinnen. Ins Handeln kommen. Sich in Agilität üben. Es bieten sich viele Möglichkeiten, kleine Events, Kongresse aber auch ganze Messen in den digitalen Raum zu übertragen, dazu wird allerorten berichtet, an technischen Tools gefeilt und erste Leuchtturmprojekte sind Inspiration, Machbarkeitsbeispiel und Hoffnung zugleich. Denn gut gemacht können Besucher Aussteller auch auf einer Netz-Messe am Stand besuchen, Informationen abrufen und in kleinen Kreisen online Gleichgesinnte in Chat-Räumen und Experten-Talks treffen. Aktuell sind Tools am Markt, die bis auf 40.000 Besucher ausgelegt sind. Kein Ersatz für das Erlebnis eines analogen Events, aber hey: Jede Menge Besucher! Das Ziel dahinter: Heute nicht ins Abseits geraten und morgen doppelt durchstarten. Oder anders formuliert: Zum Glück stehen uns Technologien und Tools zur Verfügung, die Unternehmen die unbezahlbare Chance bieten, auch in schwierigen Zeiten mit Kunden in Kontakt zu bleiben, das Geschäft weiterzuführen.

Noch ein Tipp: Vergiss bisherige Erfolgsstrategien und Ziele. Und halte Dich im Zweifel auch nicht krampfhaft am digitalen Live-Event fest. Auch Video-on-Demand oder Videos, die auf der Webseite eingebettet werden, sind gute Wege, die Zielgruppe mit Inhalten zu erreichen. Der Vorteil gegenüber einem Livestream: Die Videos können vor der Veröffentlichung bearbeitet werden. Nikki Garvey, Head of YouTube Events and Experiences bei Google, kann aus ihrer Erfahrung berichten. „Zunächst sollten Sie sich überlegen, ob Ihr Event grundsätzlich die richtigen Inhalte für einen digitalen Ansatz bietet. Definieren Sie Ihre Ziele unter Berücksichtigung der neuen Umstände und denken Sie über mögliche Alternativen nach."

Trend geht zu hybriden und räumlich verteilten Veranstaltungen

Niemand kann auf den Punkt zusagen, wie lange die Corona-Pandemie die Veranstaltungsbranche in Atem halten wird. Doch eines ist sicher: Losgelöst von ihrer Dauer wird die Krise den deutschen Meeting- & Eventmarkt nachhaltig verändern, etwa den Digitalisierungstrend verstärken. Während noch bis Anfang März 2020, so das German Convention Bureau (GCB) in seiner Presseerklärung vom 6. Mai 2020, nur 27 Prozent der Anbieter hybride und räumlich verteilte Veranstaltungen überhaupt als zukunftsweisend erachteten, waren es nach dem 9. März bereits 60 Prozent. Und die Stimmen, dass solche Formate überbewertet und nicht zukunftsfähig seien, sind seither komplett verstummt. Ein ähnliches Bild zeigt der Blick auf die Bewertung virtueller Veranstaltungen durch die Veranstalter selbst: Während vor Corona 47 Prozent der Befragten virtuelle Formate für „ausbaufähig“ hielten, lag die Zahl wenig später bereits bei 75 Prozent. „Bereits in den letzten Jahren gab es deutliche Tendenzen zur Digitalisierung und Hybridisierung des Veranstaltungsmarktes“, erklärt Matthias Schultze, Managing Director des GCB. „Die Corona-Krise wirkt nun wie ein Beschleuniger für die zukünftige Entwicklung in der Veranstaltungskonzeption.“

Die Meinung, digitale Formate seien überbewertet und nicht zukunftsfähig, wird nicht mehr vertreten. (Corona-Studie GCB)

Ein digitales Format im Fokus: PlanetIMEX

Absagen war keine Option. Deshalb brachten die IMEX-Veranstalter Anfang Mai PlanetIMEX an den Start: Mehrere IMEX-Formate wie Verbindungen, Lerninhalte, relevanter Content oder Networking konnten so in Form virtueller Inseln in den digitalen Raum verlegt werden. Auch das Spielerische kam nicht zu kurz. Damit stand PlanetIMEX der gesamten Business Events Community weltweit offen. Je nach ihrer Rolle in der Branche sind verschiedene Aspekte der Plattform für unterschiedliche Interessen und Personen relevant. „Ziel ist es, unserer Branche etwas zurückzugeben und zumindest einen Teil des Netzwerkens, des Lernens, des Wissenstransfers und natürlich auch Spaß zu ermöglichen, die durch die Annullierung der IMEX in Frankfurt verloren gegangen sind. Wir wollen dies als Gelegenheit nutzen, um zu lernen, was in der digitalen Welt gut funktioniert, und wir werden das Konzept im Laufe der Zeit verfeinern“, so Veranstalterin Carina Bauer.

Ein Projekt, das die ausgefallene Veranstaltung bewusst nicht durch eine virtuelle Ausstellung ersetzt hat, aber dennoch Anbieter- und Käufermarkt über den sogenannten „Introduction Service“ verbinden konnte. Zusätzlich wird Ende Mai eine neue Netzwerkplattform gelauncht, die das Peer-to-Peer-Engagement, sprich Austausch und Interaktion, möglich macht. Anders als eine Live-Veranstaltung endet PlanetIMEX nicht. Vielmehr handelt es sich um eine virtuelle Erfahrung, die sich über mehrere Wochen und Monate erstreckt, Inhalte können und sollen regelmäßig erweitert und ausgebaut werden. Teilnehmer, die einzelne Sessions verpasst haben, können diese über eine integrierte Online-Bibliothek abrufen. Live soll es mit der IMEX America im September weiter gehen, so die Rahmenbedingungen es erlauben.

„Wir freuen uns, der Branche mit dieser sorgfältig konzipierten Online-Erfahrung hoffentlich jedem und allen Sektoren etwas Wertvolles anzubieten, seien es die gemeinsame Entwicklung neuer Potenziale, neue Einsichten und Erkenntnisse oder einfach nur die Chance, auf eine frische Art und Weise miteinander in Kontakt zu treten. Dies ist erst der Anfang.“ (Carina Bauer)

Auswege für die Veranstaltungsbranche

Neue Potenziale, neue Einsichten, neue Erkenntnisse, kontinuierliches Lernen und die aktive Nutzung neuer Möglichkeiten, trotz Corona in Kontakt zu treten und inspiriert zu bleiben: Besser könnte das Fazit nicht lauten.

Linktipp: Unter www.eventcrisis.org, eine multimediale Informationsplattform des GCB German Convention Bureau e. V. und der tw tagungswirtschaft (dfv Mediengruppe), stehen Veranstaltungsplanern, Verbänden, Agenturen, ihren Dienstleistern und Partnern aktuelle Informationen rund um Planung, Organisation und Durchführung von Business Events in der Krise zur Verfügung. Unter „Lösungen“ sind neue Technologien für digitale Events, Best Practice-Beispiele und Weiterbildungsmöglichkeiten zusammengefasst.


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Bildquelle: https://planetimex.com/

Autor: Yvonne Egberink

Veröffentlicht am: 04.06.2020


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