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Best Practice - Public Event

„Ich liebe meinen Job, weil wir ab und zu auch mal absurde Dinge tun“

Berufsbilder in der Eventbranche. Heute im Interview: Denise Wallrath, Eventplanerin auf Corporate-Seite bei der Sparkasse KölnBonn

Denise Wallrath ist seit ihrer Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau im Eventmanagement der Sparkasse KölnBonn beschäftigt und spricht mit uns über das Berufsbild des Corporate Planers im Eventbereich. Die Sparkasse KölnBonn richtet als größte kommunale Sparkasse Deutschlands eine Vielzahl von internen und externen Veranstaltungen aus, so dass der Job von Denise sehr abwechslungsreich ist. Seit 2004 arbeitet Denise als Corporate Planer und findet es nach wie vor spannend – das verspricht ein interessantes Gespräch zu werden, in dem uns die Themen nicht ausgehen.

MICE Club: Was macht eigentlich eine Eventmanagerin bei der Sparkasse? Um die Frage einzuschränken: Warum liebst Du, was Du tust?

Ich liebe, was ich tue, weil es so abwechslungsreich ist. Ich organisiere alles – vom Wertpapier-Infotag für unsere Kunden bis zur Personalversammlung, vom Kölner Karneval bis zu Literaturtagen. Du kannst Dir sicher vorstellen, dass ich dadurch mit völlig unterschiedlichen Menschen zu tun habe, mit vielen Gewerken und wechselnden Locations. Ich treffe ständig auf neue Situationen und bin viel unterwegs, wenn auch sicherlich nicht so viel wie manche Agenturkollegen. Aufenthalte auf Kreuzfahrtschiffen, wie den der Akrobatin, die ihr auch in den Berufsbildern porträtiert habt, gibt es bei mir eher nicht, dafür in Bonn die Redoute oder in Köln den Wartesaal am Dom - auch sehr schön!

Die Abwechslung ist das eine, außerdem bin ich wahnsinnig gerne Gastgeberin. Ich fühle mich wohl, wenn es meinen Gästen gut geht. Und schlussendlich liebe ich meinen Job, weil wir ab und zu auch mal absurde Dinge tun.

MICE Club: Das klingt spannend – was für absurde Dinge tust Du denn so?

Um es vorweg zu nehmen, natürlich besteht mein Job größtenteils aus klassischen Tätigkeiten. Ich muss Angebote einholen, Caterer briefen und sitze tagelang im Büro am Bildschirm, wie die meisten Schreibtischtäter. Und dann kommt der Tag, da finde ich mich vor einer Festivalbühne wieder, muss unter knallender Sonne 300 Wasserbälle aufblasen und unter die Leute bringen. So geschehen im Juli beim „Panama Open Air“ in Bonn, wo sich ein fröhliches Hin und Her der Bälle zwischen Publikum und uns vor der Bühne entwickelte. Und nach dem gefühlt hundertsten Mal bücken und zurückwerfen dachte ich: „Denise, was machst du eigentlich hier?“ Das meine ich mit absurd. Aber eigentlich ist es genau das, was den Job ausmacht. Du weißt nie so ganz genau, wie sich eine Situation entwickelt. Egal, wie viel Du planst.

MICE Club: Eventmanagement im Unternehmen ist Teil des Marketingmixes. Mit welchen anderen Abteilungen arbeitest Du am engsten zusammen?

Das Eventmanagement der Sparkasse KölnBonn ist eine vollständige Inhouse-Agentur und Teil des Bereiches Unternehmenskommunikation. Das bedeutet zum einen, dass wir fast gar nicht mit externen Agenturdienstleistern arbeiten (müssen). Zum anderen bedeutet es, dass wir eng an die Werbeabteilung, an die interne und externe Kommunikation und an die Sponsoringabteilung angebunden sind. Im Sponsoring zum Beispiel regeln zwei Kolleginnen das Vertragliche, wir kümmern uns um die Präsentation und Teilhabe der Sparkasse bei den gesponserten Veranstaltungen sowie um das Ticketing. Wir prüfen, welche Veranstaltungen sich für welche unserer Zielgruppen eignen. Das „Panama Open Air“ zum Beispiel, um jüngere Kunden zu erreichen und Finanzprodukte für sie attraktiv zu machen.

MICE Club: Gib mir mal bitte eine Vorstellung von der Größe Eurer Abteilung.

Die Sparkasse KölnBonn hat insgesamt rund 4.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, in der Unternehmenskommunikation sind wir 40 Kollegen, im Eventmanagement sieben Ladies und unser Teamleiter. Nein, stimmt nicht, unsere weibliche Vormachtstellung ist kleiner geworden, ein Kollege ist frisch dazu gekommen!

MICE Club: Du hast oben schon gesagt, dass Du eine große Bandbreite von Events organisierst. Kannst Du uns das noch ein bisschen genauer erklären?

Gerne. Im Großen und Ganzen sind es drei Formen von Events. Zunächst natürlich die Kundenveranstaltungen – intern, extern sowie bankfachlich und gesellschaftlich. Wertpapierthementage, Infotage zum Auslandsgeschäft und so weiter. Kundenincentives unserer Filialleiter oder Kundenbetreuer, wenn diese zum Beispiel gemeinsam mit ihren Kunden eine Ausstellung der SK Stiftung Kultur in Köln besuchen wollen. Durch diese Stiftung und durch die sehr große Zahl der gesponserten Veranstaltungen sind wir in der Lage, für jeden das Passende zu finden. Dazu gehört dann, dass wir die Tickets, die wir über das Sponsoring erhalten, auch unters Volk bringen. Ich koordiniere das mit dem Vertrieb, stelle dort die Frage – für wen könnten diese Tickets sein? Wem machen wir damit eine Freude? Oder machen wir besser eine Verlosung? Da bin ich dann dabei, mache ein Foto mit den glücklichen Gewinnern und poste es bei Facebook.

Dann gibt es eine Vielzahl von Mitarbeiterevents wie zum Beispiel das Mitarbeiterfest, das alle drei Jahre stattfindet, oder die große Karnevalsparty in Köln. Und drittens organisieren wir Infoveranstaltungen wie zum Beispiel Personalversammlungen. Das klingt trocken, aber gerade in dem Bereich können wir mit neuen Ideen frischen Wind schaffen und überraschen. Letztens haben wir hier am Rudolfplatz ein Town-Hall-Format ausprobiert. Das passte perfekt in den runden Glasbau. Mit der Bestuhlung und dem Dialogformat haben wir für Augenhöhe gesorgt, so dass die Dialoge durchaus kritisch wurden. Auch die legere Atmosphäre hat für eine offenere Kommunikation gesorgt. Wer etwas trinken wollte, hat es sich selbst aus dem Kühlschrank geholt. Eigentlich haben wir nur wenige Stellschrauben verändert, die in Summe die Stimmung deutlich offener gemacht haben, den Austausch lebendiger und damit ergebnisorientierter.

MICE Club: Ich glaube, das war ein guter Überblick. Dein Aufgabenbereich ist wirklich sehr abwechslungsreich, von „mega“ bis „mini“ könnte man sagen.

Ja, genau, wir sind hier „Mädchen für alles“ und das finde ich super. Innerhalb des Teams sind wir kaum spezialisiert, jede(r) macht alles. Ab und zu schreibe ich Texte für Facebook-Posts. In der Kommunikation hängen alle Aufgaben eng zusammen, greifen ineinander. Deshalb ist es nicht nur spannend, sondern auch wichtig, in allen Bereichen Bescheid zu wissen. Die sozialen Medien sind ein gutes Beispiel: Sie werden für uns im Eventbereich immer wichtiger und wir müssen wissen, wie wir sie einsetzen können.

Aber nicht nur das Neue ist spannend, auch das Gewohnte wird oft anders als gedacht. Wenn ich am Jahresanfang denke, „Puh, schon wieder das Beethovenfest in Bonn, das hast du jetzt schon x-mal gemacht.“ - dann findet es plötzlich in einer neuen Location statt und schon muss alles ganz neu aufgezogen werden. Es bleibt interessant, sonst würde ich es nicht so lange machen.

MICE Club: Wie lange machst Du den Job denn schon und wie bist Du eingestiegen?

Mehr oder weniger durch Zufall. Ich sollte 2004 eine Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau im Eventcenter der Sparkasse Bonn beginnen. Das war – leider oder zum Glück – genau das Jahr, in dem die beiden Sparkassen Köln und Bonn fusioniert haben. Es ergab sich, dass der Pächter, der das Eventcenter übernahm, nicht ausbildete. Und so kam ich nach Köln in die Abteilung Unternehmenskommunikation und saß plötzlich als Paradiesvogel neben lauter Bankkaufleuten. Und ein Paradiesvogel bin ich bis heute geblieben. Die Kollegen sind fast alle Bankkaufleute oder Betriebswirte, kommen vielleicht aus dem Marketing. Das einzige Eigengewächs bin ich, denn die Sparkasse bildet nach wie vor keine Veranstaltungskaufleute aus.

MICE Club: Seit 2004, das ist wirklich lange, gerade für die Eventbranche. Hast Du schon mal darüber nachgedacht, in eine Agentur zu wechseln oder in ein anderes Unternehmen?

Klar, die Gedanken sind frei (lacht). Aber am Ende jeder Überlegung stelle ich fest, dass wir es hier ziemlich gut angetroffen haben. Die Rahmenbedingungen sind sehr human, das habe ich schon während der Ausbildung durch Gespräche mit den Kolleginnen mitbekommen. Der Druck in den Agenturen ist viel größer, gerade wenn Aufträge ausbleiben oder Kundendruck ungefiltert weitergegeben wird. Natürlich müssen wir abends, am Wochenende oder am Feiertag arbeiten, das bringt die Branche einfach mit sich. Wenn ich am Sonntag arbeite, kann ich Überstunden abgleiten und bin dann am Montag erst später da – oder auch gar nicht. Oder mein Jobticket, mit dem ich nach Bonn fahren kann, ist ein weiterer Vorteil, den die Sparkasse mir bietet. Und außerdem, allen Vorurteilen zum Trotz, sind wir hier gar nicht spießig. Wir haben in unserer Abteilung fast so etwas wie Agenturflair, viele Besucher sind ganz überrascht.

MICE Club: Apropos Agentur – wie geht Ihr bei der Sparkasse mit Pitches um?

Pitches sind kein Thema, da wir alles inhouse halten. Bei Ausschreibungen für Dienstleister, zum Beispiel für Technik, holen wir drei Angebote ein. Die liefern uns eine Entscheidungsbasis – nehmen wir den, den wir kennen und der zuverlässig ist, probieren wir den mit dem guten Preis-Leistungs-Verhältnis oder wagen wir mal die Zusammenarbeit mit einem „Newbie“? Je größer und wichtiger es wird, desto eher werden wir auf Erfahrung setzen. Wenn die ein bisschen teurer ist, dann können wir das verantworten und gegebenenfalls muss unser Teamleiter die höheren Kosten mit dem Vorstand ausdiskutieren.

MICE Club: Ach, da schickt Ihr den Mann vor?

(lacht) Ja klar, wir Mädels kümmern uns nur um die schönen Themen - nein, ernsthaft, ich freue mich, gerade bei kleineren Veranstaltungen einem neuen Anbieter eine Chance zu geben. So lernen wir neue Dienstleister kennen, schmoren nicht im eigenen Saft und vergrößern den Pool guter Partner.

MICE Club: Unsere Leser lieben Erfolgsgeschichten. Was war das tollste Event, das Du jemals erlebt hast (muss kein eigenes sein, Fremdlob ist erlaubt)? Und warum?

Hm, ich bin da sehr kritisch, als Fachfrau gucke ich anders. Toll fand ich unsere Gala zur Verabschiedung des langjährigen Vorstandsvorsitzenden der Sparkasse KölnBonn in der Kölner Flora. Da stimmte einfach alles von A bis Z. Ein absolutes Premium-Event mit hochkarätigen Gästen, im Team organisiert mit einem roten Faden, der persönlich auf den Vorstandsvorsitzenden zugeschnitten war. Am schönsten fand ich, dass wir uns getraut haben, innovativ zu sein. Bei so einer Gala würde man ja Einladungskarten auf Büttenpapier erwarten oder ähnliches. Wir haben komplett auf unser digitales Einladungsmanagement gesetzt. Wir waren recht unsicher, wie das beim Publikum ankommt. Doch die Rückmeldungen waren positiv, auch von der eher konservativen Klientel. Die fanden das cool! Gerade, weil sie vielleicht sonst die handgeschriebenen Einladungen gar nicht zu Gesicht bekommen, die vom Sekretariat abgewickelt werden. Für diese Gäste war das Digitale unmittelbarer, persönlicher und keiner hatte Probleme damit, mit dem Smartphone am Einlass zu stehen.

Und – obwohl wir das Interview für den MICE Club führen, muss dieses Lob jetzt ausdrücklich erlaubt sein – der MICE Club LIVE ist mein absolutes Highlight. Dominik schafft es jedes Mal, uns zu überraschen, zu begeistern (wir kennen ja schon alles) und Eventleute einzufangen, die schwer zu bekommen sind. Jeder MICE Club LIVE hat einen roten Faden, wir werden thematisch abgeholt und finden uns in einer inspirierenden Gemeinschaft wieder. Die MICE Club LIVE wirken nachhaltig, oft durch pfiffige Details. Auch in der Anbieter- und Partnerwahl sieht man, dass Dominik auf das beste Gesamterlebnis Wert legt. Besonders ist mir das bei den Partneragenturen aufgefallen, die die Pre-Touren in München und in Dresden veranstaltet haben. Ich denke gerade an München - während der Zimmerbesichtigung in einem Hotel machen wir die Tür auf, schauen ins Zimmer und da sitzt ein smarter Gitarrenspieler und klimpert Volksweisen. Da muss man erst mal drauf kommen! Wenn ich eine Bitte äußern darf: Mehr davon!

MICE Club: Ich werde es weitergeben. Was unsere Leser noch mehr lieben als Erfolgsgeschichten sind Erfahrungen, aus denen man lernen kann: Was hast Du einmal gemacht und danach nie wieder?

Schokopunsch auf der Weihnachtsfeier zu servieren statt Glühwein. Einmal und nie wieder! Keiner wollte ihn trinken, dabei war der Punsch wirklich lecker. Na ja, fand ich zumindest. Auf jeden Fall war dieser Fauxpas ein gutes Learning im Spannungsfeld „Irritation erzeugen, um Nachhaltigkeit zu schaffen“ versus „Gewohntes präsentieren, weil die Gäste sich sonst nicht wohlfühlen.“ Schokopunsch ist definitiv keine positive Irritation.

MICE Club: Du bist über eine Lehre in den Beruf gekommen, was empfiehlst Du Neueinsteigern? Sind Praktika noch der beste Weg?

Praktika sind megawichtig, um zu verstehen, was wir hier machen. Viele haben die Vorstellung, dass Eventmanager den ganzen Tag Schnittchen essen und Schampus trinken. In den Praktika sehen sie dann, dass Eventmanagement Büroarbeit ist, telefonieren und organisieren. Natürlich habe ich ab und zu Außentermine, schaue mir Locations an und schmeiße Wasserbälle in die Menge. Aber es ist eben nicht alles Fun. Wir haben lange Tage, arbeiten an Wochenenden, an Feiertagen und manchmal ist es ein Knochenjob. Viele Praktikanten konnten schon feststellen, dass sie das so nicht wollen und lernen in der Folge lieber etwas anderes.

MICE Club: Apropos lernen. Wie bildest Du Dich fort? Im Zeitalter von Compliance kann man ja nicht einfach der Einladung einer Destination, einer Agentur oder einer Location folgen – wie wird das bei Euch im Unternehmen gehandhabt?

Compliance ist extrem wichtig und wir sind alle sensibilisiert. Alle Einladungen, die über das rein Informative hinausgehen, müssen wir als geldwerten Vorteil versteuern und ab einem bestimmten Wert anmelden. Compliance ist wichtig, kann uns allerdings nicht vom Lernen abhalten, denn Weiterbildung gehört zum Job. Wir schauen uns regelmäßig Locations an, gehen zur Best of Events und zum MICE Club LIVE. Wir besuchen Seminare, frischen unsere Ersthelfer- und Sachkundebefähigungen auf. Außerdem gibt es regelmäßig In-house-Workshops, auf denen wir uns kritisch betrachten und unsere Neugierde wachhalten.

Neugierde ist für mich eine Kerneigenschaft für Eventplaner. Wir brauchen den offenen Horizont, wir müssen Mut haben, wir müssen uns trauen, neue Ideen einzubringen und auszuprobieren. Da verwischen dann privates und berufliches Tun. Ich habe zum Beispiel vor zwei Jahren angefangen zu schauspielern, weil ich gemerkt habe, dass es den Horizont erweitert, in andere Rollen zu schlüpfen.

MICE Club: Neugierde und ein offener Horizont zum einen, Kommunikations- und Organisationstalent zum anderen sowie ein Faible für Schokopunsch: die wichtigsten Eigenschaften der Corporate Eventplanerin?

Absolut, und nicht zu vergessen bitte die kräftige Lunge, wenn‘s mal wieder 300 Wasserbälle sind.

MICE Club: Danke für das offene und lustige Gespräch, liebe Denise!


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Bildquelle: Denise Wallrath (privat)

Autor: Andrea Goffart

Veröffentlicht am: 04.10.2018


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