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EventTech

Wenn das virtuelle Event zum realen Ereignis wird

„DisTanz im Mai“ sendete live aus Hamburg

Normalerweise wäre der Mai für die Eventindustrie ein wahrer Wonnemonat, aber bekanntlich ist wegen der Coronakrise alles anders. Kurzerhand bzw. nach langer Überlegung wurde von Kahn Events die Hybrid-Veranstaltung „DisTanz im Mai“ entwickelt. Diese füllte am 14. Mai am frühen Abend für rund anderthalb Stunden die Monitore. Ein Link war die Eintrittskarte, die im Übrigen nichts kostete − es sei denn, die Teilnehmer wollten eine freiwillige Spende leisten.

„Lieber ein Mai-Beben, als klein beigeben. Unseren Humor haben wir nicht verloren!“ lautete der Untertitel des Hybrid-Events, made in Hamburg. Und darum ging es: In einem bunten Programm kamen Speaker und Künstler zusammen, um ihre Beiträge darzubieten − darunter das Scharlatan Theater mit Moderator Michael Bandt, Songwriter Lukas Droese, DJ Alex Naevecke und Saxophonist Kamil Khusyainov.

Initiatorin Nadja Kahn hatte mit etwa 100 Teilnehmern gerechnet. Am Ende waren es mehr als doppelt so viele. Zahlreiche beglückwünschende E-Mails im Anschluss an „DisTanz im Mai“ bestärken sie darin, in schwierigen Zeiten ein den Umständen entsprechend tolles Event auf die Beine gestellt zu haben.

Fast wie im richtigen Leben

Das Originelle an „DisTanz im Mai“: Wer wollte, konnte die Veranstaltung durchgängig als Unterhaltungsshow verstehen, ungefähr so, wie wenn man bei einem realen Event die Party am Abend besucht. Es gab aber auch zahlreiche Möglichkeiten, sich als Gast aktiv einzuklinken. So konnte jeder Teilnehmer persönliche Kommentare abgeben, an Abstimmungen teilnehmen oder gezielt mit einzelnen anderen Personen chatten.

Weitere Highlights waren ein „Sessions“ genanntes „Separée“, das man aufsuchen konnte, um sich mit Anbietern und Branchenexperten auszutauschen, während das Bühnenprogramm weiterlief. Eine Networking-Area durfte auch nicht fehlen. Nadja Kahn bezeichnete diese als eine Art „Speed-Dating-Portal“, das im Vergleich zum realen Event stellvertretend für ein kurzes Treffen während der Mittagspause oder an der Bar stand.

Ferner gab es eine virtuelle Rezeption für den Einlass sowie zwei Live-Bühnen, von denen übertragen wurde: die des Scharlatan Theaters und eine weitere in der Hamburger Eventlocation „Alte Liebe“. Zusätzlich präsentierten Partner wie Hotels, Caterer oder Dekorateure in der „Expo“ genannten virtuellen Ausstellung ihr Portfolio − eben ganz, wie bei einer echten Veranstaltung. Doch statt nacheinander verschiedene Räume zu betreten, öffnete man einfach unterschiedliche Fenster. Der Vorteil daran: Wer wollte, verpasste nichts, denn man konnte mit nur einem Klick jederzeit umswitchen und das Gesamtgeschehen dennoch im Blick behalten.

Ein guter Kompromiss in alternativlosen Zeiten

Last, but not least, stellte „DisTanz im Mai“ eine entscheidende Frage: Wie soll man in der Coronakrise seinen Humor behalten? Alle Chat-Beiträge zu diesem Thema wurden vom Ensemble des Scharlatan Theaters in Windeseile in einen Abschlusssong gepackt, der dann am Ende als Höhepunkt der Show live dargeboten wurde.

Technische Basis von „DisTanz im Mai“ bildete das Online-Eventtool „Hopin“, das für die Durchführung individuell eingerichtet und angepasst wurde. Hierüber wurde die Hybrid-Veranstaltung im Vorfeld auch maßgeblich beworben, der Programmablauf dargestellt und alle interaktiven Optionen anschaulich erklärt. Es gab sogar eine Hotline, die man anrufen konnte, wenn man technische oder Verbindungsprobleme hatte.

Die Vorbereitungszeit für „DisTanz im Mai“ betrug Nadja Kahn zufolge ca. drei Wochen. In dieser Kürze so viele Partner zusammentrommeln zu können, ist sicherlich nicht nur auf die maue Auftragslage in Coronazeiten zurückzuführen, sondern vor allem auf das, was die Eventbranche im eigentlichen Sinne ausmacht: ein dichtes Netzwerk, langjährige Freunde und Partner, die Fähigkeit zur Improvisation und der Wille zusammenzukommen und sich auszutauschen.

Hybrid-Events dieser Art können zwar das reale Erlebnis vor Ort nicht ganz ersetzen, sind in Zeiten von Corona aber sicherlich am dichtesten dran, wenn es darum geht, eine Live-Veranstaltung nicht nur zu verfolgen, sondern auch daran zu partizipieren. Aber klar: Nach dem Wunsch aller soll in Zukunft lieber wieder getanzt werden statt Distanz halten zu müssen.


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Bildquelle: KahnEvents

Autor: Frank Brehm

Veröffentlicht am: 25.06.2020


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