Was du unbedingt vermeiden solltest (auch wenn es der Kunde verlangt)
Jeder zahlt Lehrgeld im Leben – habe Mut, Risiken einzugehen und durch deine Fehler zu lernen! Es gibt aber ein paar Dos & Don’ts, die es einfach zu befolgen gilt. Hier ist es unsere Aufgabe als Eventmanager, den Auftraggeber zu seinem eigenen Vorteil vor unnötigen Fehlern zu bewahren.
KO-Kriterien einer Inszenierung... // Don’ts
Ein häufiger Fehler ist, Events auf die ‚typische’ Art und Weise umzusetzen, weil man es immer so gemacht hat. Natürlich bietet Routine in Arbeitsabläufen Sicherheit – lass dich jedoch nicht von deiner eigenen, vorgefertigten Meinung irreführen! Jede Eventgestaltung ist individuell und es lohnt sich, einen frischen Blick auf die Anforderungen zu werfen. Ein paar Inspirationen für bessere Seminar- und Workshop-Gestaltungen finden sich hier.
Niemals solltest du die Grundbedürfnisse deiner Gäste ignorieren: Menschen haben Hunger und Durst, fühlen sich in Wärme geborgener und brauchen Orientierung. Baue also genügend Pausen für die Nahrungsaufnahme und einen Toilettengang ein, informiere vorab über den Ablauf der Veranstaltung und sorge dafür, dass es keine offensichtlichen Störer der Grundbedürfnisse gibt.
Ebenso dürfen technische Unzulänglichkeiten von der Stromversorgung bis zur Qualität von Ton, Licht und Video nicht auftauchen. Genau dafür gibt es den Technischen Leiter und Fachpersonal. Nicht unerwähnt bleiben soll die Notwendigkeit von Probenzeiten vor dem Event. Auch noch so geübte Redner müssen sich auf jede Bühne neu einstellen und die meisten Fehler lassen sich durch Proben einfach vermeiden. Ach ja, auch ein K.O.-Kriterium: Wer die Sicherheitsvorgaben gemäß der Versammlungsstättenverordnung unbeachtet lässt, ist fahrlässig! Fluchtwege, Notausgänge oder ärztliche Versorgung haben wir noch nie gebraucht – bis es zur Katastrophe wie bei der Loveparade in Duisburg kommt...
Okay, man kann sich Akteure nicht immer aussuchen: Aber schlechte Performer gehören nicht auf jede Bühne! Wenn ein Redner vorgesetzt wurde, kann ein Training für die Präsentation der Rede offensichtliche Schwächen entschärfen.
Vor Ort ist außerdem die Teamkommunikation das A&O und der Garant für den Erfolg eines Events. Anschreien verschwendet Energie und bringt ganz und gar nichts – worauf es bei der Kommunikation sonst noch ankommt, lest ihr hier! Die beste Art, dein Team zu demotivieren ist übrigens einfach: Niemals Lob verteilen! Das ist eh völlig überbewertet und braucht kein Mensch – oder vielleicht doch?! ☺
Aus Sicht der Eventkonzeption ein Wort zur Pitch-Kultur: „Was nichts kostet, ist nichts wert!“ Daher habe ich für mich persönlich entschieden, Ideen nicht umsonst zu liefern. Ein klares DON’T!
Das MUSS sein! // Dos
Content first − Inszenierung erfolgt nicht zum Selbstzweck oder zur puren Unterhaltung, sie ist Teil der Unternehmenskommunikation. Damit hat sie Sinn und Ziel. Habe allerdings keine Angst vor Widerspruch: Frage nach, auch zum 20ten mal, und verstehe genau, was die Ziele des Events sein sollen. Die Auseinandersetzung führt zu durchdachten Ergebnissen und Perfektion in jedem Detail – JUST DO IT.
Dann schreibe einen Proben- und Regieplan. Das ist ein absolutes Muss als Grundlage für alle beteiligten Gewerke und gibt jedem verlässliche Sicherheit über den Ablauf. Bei aufwändigeren Inszenierungen kann es sinnvoll sein, auch ein umfassenderes Drehbuch für einen Filmdreh oder Theaterstück zu schreiben. Die Proben sorgen nicht nur für ein gutes Teamwork, sondern gewährleisten das punktgenaue Zusammenspiel aller Elemente von Medien, Technik und Akteuren. Versuche, mit ebendiesen den Raum voll auszunutzen. Im Gegensatz zur zweidimensionalen Fernseh- Mattscheibe kann ein Event den kompletten dreidimensionalen Raum bespielen und so auch immer wieder überraschen.
Ein wenig Realitätscheck hat auch noch keinem geschadet. Am besten die Inhalte und das Konzept im design thinking Prozess an Zielgruppen vorab testen und verbessern, wo nötig. Eigentlich selbstverständlich, aber dennoch einer Erwähnung wert: Halte deinen Budget-Rahmen! So bleibst du nicht auf Kosten sitzen oder verärgerst den Auftraggeber. Zu guter letzt: Play nice. Sei freundlich, sag "Danke", spar nicht mit guten Worten – beim Team wie beim Kunden.
Was sind deine Dos und Don’ts bei der Inszenierung im Eventgeschäft?! Ich freue mich über einen Kommentar auf meinem Facebook Kanal oder auf Twitter. Wer informiert bleiben will, trägt sich am besten in meinen Newsletter ein!
Gastautor Chris Cuhls ist als diplomierter Medienmanager in Köln ansässig. Als Eventregisseur, Konzeptioner und Show-Producer ist er mit der Live-Kommunikation namhafter Konzerne betraut. Auf seinem Blog schreibt er zu Themen der Dramaturgie, Inszenierung und Konzeption.
Lesen Sie mehr aus der Magazinserie vom MICE Club-Gastautor Chris Cuhls:
- Das 1. Gebot der Inszenierung –
Du musst wissen, was der Kunde will (auch wenn er es nicht weiß) - Das 2. Gebot der Inszenierung –
Geht nicht, gibt’s nicht! (auch wenn es dir keiner zahlt) - Das 3. Gebot der Inszenierung –
Baue eine Struktur (auch wenn’s keiner merkt) - Das 4. Gebot der Inszenierung –
Brich die Struktur (dann merken sie’s) - Das 5. Gebot der Inszenierung –
Denk dran, es ist nie vorbei (auch schon bevor es angefangen hat) - Das 7. Gebot der Inszenierung –
Was hab ich eigentlich davon (auch wenn ich das schon ahne)