Die Eventbranche unter der Lupe
800+ Eventexperten weltweit im Vergleich
Bestimmt haben Sie sich auch schon gefragt, welche der zahlreichen Aufgaben für andere Eventspezialisten die herausforderndsten sind und wie sie diese meistern. Welche technologischen Lösungen werden von Eventplanern zur Effizienzsteigerung in bereits vorhandene Technologien integriert? Welche neuen Tools können Inhalte verbessern und Teilnehmer bei zukünftigen Events besser einbinden?
Zur Beantwortung genau dieser und ähnlicher Fragen hat Cvent im Herbst 2016 die Global Industry Benchmarks-Umfrage durchgeführt. 869 Fachleute aus den Bereichen Eventplanung und Vermarktung sowie Führungskräfte aus der ganzen Welt gaben darin Einblick in eine Meeting- und Eventbranche, die trotz hauptsächlich statischer Budgets weiterhin Innovationen vorantreibt und in der Technologie eine immer wichtigere Rolle spielt.
Dass Meetings und Events aus einer effektiven Marketingstrategie nicht wegzudenken sind, zeigt der Anteil von 36% der Eventfachleute, die mehr als 20% ihres Marketingbudgets für Live-Events verwendeten. Dieses Budget bleibt für 58% der Befragten gleich wie im Vorjahr, während jedoch immer neue Innovationen und eine Verbesserung des Teilnahmeerlebnisses erwartet werden. Folglich müssen Organisationen trotz des unveränderten Budgets neue Wege finden, um die Effizienz zu verbessern und den Return on Investment (ROI) aufzuzeigen. Dass die Budgetplanung sowie der Nachweis des ROI für 18% resp. 15% der Befragten den schwierigsten Aspekt der Eventplanung darstellen, ist deshalb nicht überraschend.
Bezüglich Zeitaufwand der Aufgaben setzten 39% der Umfrageteilnehmer die Erstellung von Eventinhalten und der Agenda an die oberste Stelle, gefolgt von der Bewerbung der Veranstaltung (15%). Für Letzteres scheinen Eventfachleute die besten Ergebnisse bei den etablierten Kanälen zu sehen: Eine Mehrheit von 38% aller Befragten vertraut auf klassisches E-Mail-Marketing, gefolgt von Social Media und Postwurfsendungen.
Um im gesamten Prozess der Organisation und Promotion des Events so effizient wie möglich zu werden und dies auch zu bleiben, nutzen fast die Hälfte der Befragten (43%) derzeit technologische Lösungen. Hauptargument für die Arbeit mit Eventtechnologie ist für 29% die Automatisierung manueller Prozesse, gefolgt von Zeiteinsparung, die 18% der Befragten als Grund nannten. Die Verbesserung des Onsite-Erlebnisses für die Teilnehmer folgt an dritter Stelle (15%). Um die Besucher aktivzuhalten und miteinzubeziehen, legt die Mehrheit der Befragten den Fokus auf Nachrichtenaustausch und Networkingmöglichkeiten (37%) sowie Social Media-Beiträge (29%).
Technologie kann aber nicht nur dazu dienen, Events interaktiver zu gestalten, sondern auch wertvolles Feedback zu gewinnen. So sammeln 69% der Befragten Feedback auf digitalem Weg via E-Mails, mobile Apps oder Social Media, während lediglich 29% auf altbewährte Papierfragebögen zurückgreifen. Dass die Erfassung von Feedback und eventbezogener Daten wichtig seien, darüber waren sich 72% der Befragten einig. Für knapp mehr als die Hälfte (52%) dient die Erfassung der Daten hauptsächlich der Verbesserung der Planung und Durchführung zukünftiger Events.
Geht es um Reporting und den Nachweis des ROI, stützt sich eine Mehrzahl der Eventfachleute auf die Teilnehmerzahlen (16%) und die Teilnehmerzufriedenheit (14%). Um möglichst ganzheitliche Zahlen und ein komplettes Bild verschiedener Aktivitäten zu erhalten sowie einen nahtlosen Prozess sowohl für Teilnehmer als auch für Kunden zu schaffen, integrieren viele Organisationen bereits ihre Eventtechnologie mit anderen Tools, wie beispielsweise CRM-Lösungen (44%), Online-Buchungs-Tools (37%) oder Systemen zur Marketingautomatisierung (24%).
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Mit weltweit rund 25.000 Kunden und mehr als 2.500 Mitarbeitern ist Cvent führender Anbieter von Cloud-basierter Technologie fürs Eventmanagement. Seit 1999 bietet Cvent Eventplanern Softwarelösungen für die Erstellung von Eventwebseiten, die Abwicklung von Online-Registrierungen und -zahlungen, die Teilnehmer- und Eventverwaltung, die Auswahl von Veranstaltungsorten sowie für E-Mail-Marketing und Online-Umfragen an. Mobile Apps für den Check-In und das Drucken von Badges vor Ort, Lead Retrieval sowie für die Einbindung der Teilnehmer während des Events runden die Plattform ab. Für Hoteliers stellt Cvent eine integrierte Plattform zur Verfügung, um ihre Häuser durch zielgerichtete Werbung vor die richtigen Planer zu bringen, die nach passenden Veranstaltungsorten suchen.
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Bildquelle: Cvent Inc.