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Agenturen, EventTech

Das Geheimnis guter Dienstleister

Der Spagat zwischen reiner Dienstleistung und der Beratung

Hast Du Dich schon einmal gefragt, wie Du einen guten Dienstleister findest? Dabei ist’s völlig egal, ob Du einen für die Eventtechnik, für eine Software oder die vielen anderen Bereiche Deiner Events brauchst. Bestimmt suchst auch Du einen, der Dich und Deine Veranstaltung wirklich versteht. Einen, der sich ernsthaft für Dein Projekt interessiert und Dich dabei zuverlässig unterstützt. Darüber hinaus suchst Du bestimmt auch einen, dessen Angebote Du verstehst und bei dem vor Ort alles funktioniert. Stimmt’s?

Der Spagat zwischen reiner Dienstleistung und der Beratung

Oftmals ist die von Dir angefragte Dienstleistung auf den zweiten Blick eben doch etwas komplexer und deshalb wäre eine gute Beratung vorab sehr hilfreich. Doch wen beauftragst Du mit der Beratung? Schauen wir in andere Branchen, sehen wir ganz oft: Beratung und Leistungserbringung werden getrennt. Zumindest ist das vertrauenserweckend. Allerdings kannst Du es Dir wahrscheinlich weder finanziell noch zeitlich leisten für alle Dienstleistungen vorab eine Beratung einzukaufen. Das wissen auch gute Dienstleister und weil sie viel Know-how mitbringen, können und wollen sie Dich im Rahmen ihrer Kernleistung auch beraten. Damit wären wir auch schon beim ersten Anzeichen für einen guten Dienstleister:

Ein guter Dienstleister schafft den Spagat zwischen der reinen Erbringung der Dienstleistung - Software, Technik, Messebau etc. - und den kreativen Angeboten reiner Beratungs- oder Werbeagenturen.

Schafft er den Spagat nicht, erhältst Du wahrscheinlich fachlich korrekte, allerdings sehr trockene Angebote. Diese sind darüber hinaus mit so viel technischen Details gespickt, dass Du wahrscheinlich erst einmal erschlagen bist. Denn als Eventmanager bist Du schließlich Allrounder. Das liegt schon allein an der Fülle der unterschiedlichsten Aufgaben, die tagtäglich auf Deinem Schreibtisch landen. Von der Akquise der Sponsoren, Teilnehmermanagement, Referenten-Handling bis hin zur Eventabrechnung und vielem mehr.

Beauftragst Du für komplexere Dienstleistungen zunächst eine Beratungsagentur, kann es gut sein, dass Du Dich erst einmal durch Konzepte mit vielen „Buzzwords“ kämpfen darfst. Hast Du dann ein passendes Konzept gefunden und ausgewählt, brauchst Du oder Deine Agentur dennoch einen zweiten Dienstleister. Eben einen, der die Kernleistung erbringen kann.

Wähle - wenn Du kannst - am besten gleich einen Dienstleister, der beides kann. Beratung und Software oder Technik vermieten o.ä. Das erspart Dir auch eine Menge Abstimmungen zwischen den beiden Dienstleistern sowie die Basiskosten beider Anbieter.

Fragt Dein Dienstleister Deine Wünsche ab?

Damit meine ich: Interessiert er sich wirklich für Deine Wünsche und Vorstellungen? Fragt er diese bei Dir proaktiv ab? Hinterfragt er also auch Deine „Requests for Proposals“?

Das ist besonders wichtig, wenn Du noch mit einer vagen Idee für Dein Event oder einem Teil davon losläufst und Angebote einholst. Ein guter Anbieter ermittelt zuvor Deine Wünsche, Vorstellungen, Ängste, Budgetvorstellungen etc. Und es ist ihm einfach ein echtes Anliegen.

Beispielsweise kann es durchaus sinnvoll sein, dass Ihr zunächst gemeinsam in einem Workshop herausfindet, wie das Gesamtkonzept Deines Events aussehen soll. Weißt Du bereits sehr genau, was Du (umsetzen) willst, brauchst Du solch einen Workshop natürlich nicht mehr.

Hier ist der nächste Tipp: Ein guter Dienstleister erkennt anhand Deiner Anfrage, ob Du mit vagen Ideen unterwegs bist oder ob Du bereits sehr genau weißt, was Du suchst und einkaufen willst.

Die verschiedenen Preisklassen

In manchen Bereichen unseres (Berufs-)Alltags können wir unterschiedliche Preisklassen ganz gut nachvollziehen. Beispielsweise wenn es ums Catering geht. Da sieht man mit bloßem Auge den Preisunterschied zwischen ein paar belegten Brötchen und einem 5-Gänge-Menü. Beim Vergleich von Technikpreisen oder Software sieht das schon ganz anders aus. Doch auch diese Leistungen gibt es natürlich in unterschiedlichen Preisklassen. Sei Dir dessen immer bewusst, wenn Du den Preis verhandeln willst. Natürlich geht es immer billiger. Genau das wirst Du dann auch bekommen. Manchmal ist das durchaus okay, manchmal leidet jedoch dann Dein Event darunter oder Du musst die eingesparte Leistung selbst erbringen. Zum Beispiel durch mehr Manpower auf Deiner Seite.

Der Mut zu echtem Feedback

Heute schon fast eine Rarität: Echtes Feedback. Ein guter Dienstleister gibt Dir echtes und ehrliches Feedback. Auch auf die Gefahr, dass er selbst dabei weniger Umsatz mit Dir machen wird.

Ein guter Dienstleister gibt Dir kritisches Feedback im Sinne Eures gemeinsamen Projektes. Zum Beispiel:

  • Sind Dein Konzept bzw. Deine Wünsche stimmig?
  • Passen diese Ideen zur Location, zum Ablauf und zum Ziel Deiner Veranstaltung?
  • Gibt es Kollisionen, die man bereits jetzt erkennen kann?
  • Bist Du dabei an der falschen Stelle zu viel Geld und an anderen zu wenigen auszugeben?

Was Einkäufer und Controller oft nicht sehen (können)

Wer billig kauft, kauft zweimal. Bestimmt kennst auch Du dieses Sprichwort. Allerdings scheint es in der B2B-Welt in Vergessenheit geraten zu sein. Vor allem in den Köpfen von Einkäufern oder Controllern. Klar, denn sie werden daran gemessen, wie viel sie einsparen konnten und nicht daran, wie Dein Event vor Ort lief.

Was Einkäufer oder Controller nicht mitbekommen, ist der Stress vor Deinem Event. Oder wenn vor Ort die Technik streikt oder schlecht funktioniert. Was hilft es Dir als Eventmanager dann, wenn Du weißt, dass sein Technikdienstleister 30 Prozent günstiger war?

Was Dich in diesem Moment interessiert, ist eine sofortige Lösung. Die kann Dir auch ein guter Dienstleister besorgen. Denn er hat schon vor der Veranstaltung viel Zeit und Know-how in Euer gemeinsames Projekt gesteckt. Er hat Abstimmungen mit allen relevanten Beteiligten getroffen und er kennt die Komplexität des Projektes und der involvierten Technik & Co. Selbstverständlich lässt er sich dieses Know-how und die Abstimmungszeiten auch bezahlen. Genau deshalb wird seine Kalkulation von Anfang an höher ausfallen als die der Billigkonkurrenz. Und deswegen ist es wenig sinnvoll nur die Preise zu vergleichen.

Vergleiche Ergebnisse statt Preise

Statt nur auf die Summe auf dem Angebot zu schauen, solltest Du das Ergebnis vergleichen. Nur das lässt sich im Voraus schwer erahnen. Und auch im Nachhinein kaum. Denn wie wäre wohl Dein Event abgelaufen, wenn Du einen anderen Anbieter gewählt hättest? Du kannst es nicht wissen. Es ist und bleibt spekulativ.

Allerdings gibt es manchmal Anzeichen dafür. Ich kenne durchaus Fälle, in denen der Eventmanager nachts noch mithelfen muss, den Teppich zu verlegen. Bei teuren Dienstleistern in den Jahren davor ist ihm das nie passiert. Ein Zufall?

Ein Horrorszenario für jeden Eventmanager. Doch Einkäufer und Controller bekommen davon so gut wie nie etwas mit. Sie sind einfach nicht vor Ort. Schon allein deshalb sollten sie einmal den Stress und die Hektik vor Ort erleben. Und wie wohltuend es ist, wenn man einen kompetenten - wenn auch teureren - Dienstleister an seiner Seite hat.

Fazit

Wer ein erfolgreiches Event auf die Beine stellen will, braucht einen proaktiven und mitdenkenden Dienstleister. Einen, der neben der reinen Technik auch Zeit in das Projektmanagement steckt und stecken darf.


Katrin Taepke ist Chefredakteurin des messedigital.blog. Mit großer Faszination für die Messe- und Eventwelt sowie das technisch Machbare halten wir Dich dort auf dem Laufenden. Über die Dinge, die wir in unserer Branche bereits vollständig digitalisiert haben und die, die noch kommen werden. https://messedigital.blog/


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Autor: Gastautorin: Katrin Taepke

Veröffentlicht am: 06.02.2020


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