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Agenturen, Best Practice - Tagung/Kongress

5 Fehler, die jeder Eventmanager einmal machen sollte

Oder: 5 Gründe, warum für Eventmanager der „falsche“ Weg auch mal der richtige sein kann

Womit beschäftigt sich so ein Eventmanager nicht eigentlich alles? Er plant und koordiniert, kommuniziert und organisiert. Er liefert Ideen und arbeitet Konzepte aus. Er holt Angebote ein und verwaltet Budgets. Er führt Teams und bringt Menschen zusammen. Er begleitet „sein“ Event von den ersten Gedankenspielen über die Umsetzung vor Ort bis hin zur Nachbereitung. Und nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung. Schon wieder ist Umdenken gefragt: ein neuer Kunde, ein anderes Format, eine unbekannte Location, eine andere Zielgruppe.

Wem bei dieser, zugegeben groben Berufsbeschreibung, nicht sofort die Begriffe Flexibilität und Stressresistenz einfallen, ist fehl am Platz. Und so abwechslungsreich das Tätigkeitsfeld des Eventmanagers auch sein mag: Hinter jeder Ecke lauern mögliche Konflikte, in jedem Detail kann der Wurm drin stecken. Ob das Mikro versagt oder das WLAN überlastet ist, nichts Glutenfreies serviert wird oder die Servicekraft überfordert scheint. Ob im Shuttlebus nicht genügend Plätze vorhanden sind oder der Vortragende sich verspätet: Alles fällt am Ende auf den Eventmanager zurück – im Zweifel selbst der tropfende Wasserhahn im Hotelzimmer oder der wacklige Stuhl im Kongresszentrum.

Vermeintliche Fehler sind in diesem Business vorprogrammiert. Kein Wunder, dass viele Eventmanager bereits nach wenigen Berufsjahren erste Burnout-Symptome zeigen. Letztlich aber sollte man dem allen mit etwas mehr Gelassenheit begegnen. Denn A) kann man es nie allen recht machen und B) ist die Eier legende Wollmilchsau noch nicht gezüchtet worden. Was wir im Folgenden daher vorschlagen, sind selbstbewusste und ungewohnte Herangehensweisen, die zur allgemeinen Entspannung beitragen und ein Event am Ende sogar lebendiger und emotionaler werden lassen können. Manch einer aber würde es als Fehler ansehen, wenn Eventmanager so agieren.

1. Klare Ansagen treffen statt Werbeversprechen verbreiten

Warum dem Kunden stets „eitel Sonnenschein“ verkaufen? Das Hotel hat eben nur 3,5 Sterne, aber alle Zimmer verfügen über einen herrlichen Blick auf die Altstadt. Die besten Restaurants sind in fußläufiger Nähe, aber natürlich kann es nachts auch mal etwas lauter werden. Realistische Aussagen helfen Veranstaltern und Gästen bei der richtigen Einschätzung der zu erwartenden Situation. Und alle können sich im Vorfeld darauf einstellen. Nachträgliche Beschwerden werden so vermieden.

2. Alles bislang Geplante über den Haufen werfen

Eine schwierige Entscheidung, schließlich ist ja schon alles weitgehend in trockenen Tüchern. Dann aber hakt es hier und dort. Unterkunft und Tagungsstätte wollen nicht wirklich zusammenpassen, der Keynote-Speaker sagt unerwartet ab und das klassische Format soll lieblos um ein paar digitale Elemente erweitert werden, allein um den Trend nicht zu verschlafen. Wenn jetzt noch genügend Zeit besteht, kann es hilfreich sein, alle Planungen neu aufzusetzen, um aus einem angestaubten ein modernes Format zu machen. Einfach keine halben Sachen machen und auf das eigene Kreativpotenzial vertrauen!

3. Den gewünschten Zeitplan entzerren

Schon klar: Der Veranstalter wünscht ein streng getaktetes Programm, das im vorgegebenen Zeitrahmen mal gerade eben zu schaffen ist. Das bedeutet Stress für alle an der Organisation Beteiligten und Hektik auf Seiten der Teilnehmer. Eine Pause mehr, ein Vortrag weniger, mehr Zeit, um sich frischzumachen, mehr Gelegenheit für das persönliche Gespräch, ein Rückzugsbereich für übermüdete Besucher. Daraus folgt auch weniger Belastung für den Eventmanager, der dem Veranstalter raten sollte, dass gerade im Bereich Zeitmanagement weniger manchmal mehr ist.

4. Junge und neugierige Partner integrieren

„Wir haben das schon immer so gemacht und sind gut damit gefahren“, sagt der Auftraggeber und der Eventmanager fügt sich. Statt altgedienter Platzhirsche im Bereich Eventtechnik, Kommunikationsdesign, Messebau und/oder Catering bringt ein junges Startup oft frischen Wind in eine Veranstaltung. Noch dazu für weniger Geld, als es die Großen der Branche häufig verlangen. Die Qualität muss darunter nicht leiden, aber der Erlebniswert lässt sich leicht steigern, weil Motivation über Routine geht − gerade im Hinblick auf zukünftige Entwicklungen.

5. Immer einen Plan B in der Tasche haben

Ein besonderes Kennzeichen eines jeden Eventmanagers sollte sein Improvisationstalent sein. Denn wie gesagt: Probleme können immer und zu jeder Zeit auftauchen. Gut, wenn man da einen Plan B in petto hat, der im Notfall zum Tragen kommt. So sollte etwa eine Zwangspause bei streikender Technik gekonnt überbrückt werden oder eine Panne bei der Zimmerbelegung schnell behoben werden können.


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Bildquelle: Johanna Benz

Autor: Frank Brehm & Dominik Deubner

Veröffentlicht am: 13.02.2020


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