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Best Practice - Mitarbeiterevent, Tagung/Kongress, Themensammlung - Meetingarchitektur

Wir wollen teilnehmen!

3 Essentials für interaktive Meetings

„Hurra! Ein Vortrag, das ist prima! Mein Flug ging heute Morgen schon um 6.45 und ich habe viel zu wenig geschlafen“, sagte kürzlich ein Sitznachbar zu mir und machte für die folgende Stunde die Augen zu. In der Pause war er dann fit, denn da ging es um Netzwerken und Informationen austauschen. Da kam Bewegung in ihn – und in die Sache.

Es ist schon ein sehr alter Hut, dass Frontalvorträge und Powerpoint-Orgien einschläfernd sind. Kein Meetingplaner wird das Gegenteil behaupten. Warum arbeiten dann immer noch die meisten Organisationen und Unternehmen damit? In fast 100 Prozent der Meetings, die ich in den letzten Monaten besucht habe, kam zumindest ein folienbegleiteter Vortrag auf die Bühne. Und auch ich erwische mich immer noch gerne dabei, den Sleeptimer zu aktivieren, wenn es „vorne“ losgeht – wie geht es Ihnen?

Liebe Leute – wir möchten involviert werden, nicht adressiert! Genau wie im echten Leben, wo wir über InstantMessenger, Chat, Twitter und WhatsApp (oder seit einigen Wochen eben über Threema) in Echtzeit kommunizieren. Wir möchten mitentscheiden, wo es lang geht und welche Themen interessant sind. Mehr Inhalt, mehr Ergebnis und das Ganze zielgerichtet und persönlich. Teilnehmer möchten – ja genau – teilnehmen.

Erfolgreiches Meeting-Design macht genau diese Anteilnahme essenziell und zieht einen unmittelbaren Nutzen aus der Anwesenheit der Teilnehmer. Möglich wird das durch moderne Meeting-Technologien. Sie ergänzen die Face-to-Face-Kommunikation um digitale Elemente zur Interaktion. Das erzeugt Spannung und Emotion, ermöglicht das Teilen von Informationen. Denn: Die Gruppe weiß immer mehr als der Einzelne. Software bietet ein Füllhorn von Ideen für spannende, interaktive Events, für Entdecker, Eroberer und Mitmacher.

Fahrrad fahren – nicht vom Fahrradfahren hören

Etwas zu tun, bindet das Publikum ein. Etwas zu hören eher nicht. Selbst Fahrrad fahren ist Bewegung, Fahrtwind, Geruch und Gefühl. Über das Fahrradfahren reden, ist zumindest noch Kommunikation – Muskeln in Gehirn und Gesicht bewegen sich. Etwas über das Fahrradfahren hören ist … langweilig? Genau!

Mitmachen beeinflusst die Einstellung, diese wiederum verändert die „Denke“ und erzeugt damit den Effekt für die „reale Welt“, den viele Konferenzteilnehmer so oft vermissen. Auch für die Macher wird das Machen durch Mit-Macher viel einfacher, denn sie erfahren mehr über die Anliegen, Erwartungen und Einstellungen der Event-Teilnehmer.

Mitmachen gelingt durch Technologien, die die Teilnehmer aus ihrer Passivität wecken, sie zum Reagieren und Interagieren bewegen. Software unterstützt diese „Produktivität“ von Meetings, indem sie Dialog ermöglicht und In- sowie Output strukturiert und einfach zugänglich macht.

Essential 1: Live Slide-Sharing − Papier war Gestern

Was hast Du von der gestrigen Veranstaltung mitbekommen? Ein Kilo Papier!

Moderne Meeting-Technologie macht Handouts komplett unnötig. Voraussetzung sind Präsentationssoftware und -technologien, die den gemeinsamen Zugriff auf Inhalte ermöglichen. Die gesamte Gruppe der Anwesenden kann dann ihre digitalen Inhalte kabellos auf die Leinwand oder auf mobile Endgeräte übertragen − auf Notebook, Smartphone oder Tablet. Wesentlich ist die Einfachheit der Technologie, sonst greifen die Teilnehmer doch wieder zum Papier. Eine Softwareinstallation sollte nicht nötig sein.

Lösungen wie NiceMeeting stellen alle Informationen oder Präsentationen zentral und in Echtzeit zur Verfügung und ermöglichen den Austausch darüber. Zum einen mit dem Redner, indem Teilnehmer ihm zum Beispiel Fragen oder Kommentare schicken. Zum anderen untereinander, durch das Teilen und Kommentieren von Dokumenten und Vorträgen.

Sharing-Technologien, die auch in Web-Konferenzen oder Webinaren zum Einsatz kommen, wie zum Beispiel Vitero, ermöglichen es, Anwendungen oder den Desktop live zu teilen. Egal, ob es sich um ein Textdokument, ein Datenblatt oder ein Lernprogramm handelt – praktisch jede Anwendung, die auf dem Rechner eines der Teilnehmer läuft, kann den anderen Teilnehmern gezeigt werden.

Grundlage für den einfachen Datenaustausch können auch Gateways wie WePresent von Kindermann sein. Dieser revolutioniert laut Hersteller das Liveerlebnis – allerdings zu erheblichen Kosten. Neben der Interaktion von bis zu 64 Teilnehmern ermöglicht das Gateway auch den Internetzugang. Eine kurze Recherche, um neue Impulse in die Gruppe zu geben? Kein Problem.

Auch der etablierte Technologieanbieter Cisco mischt neuerdings im Meeting-Markt mit und bietet mit WebEx Meetings eine neue Art und Weise sich zu treffen, zusammenzuarbeiten und Informationen zu teilen.

Gemeinsam ist allen Lösungen, dass sie auch den Zuhörern eine Stimme geben. Auch Live Slide-Sharing-Apps wie Sli.do, Sopreso oder Slideklowd ermöglichen es Teilnehmern, in Echtzeit während einer Präsentation Fragen zu stellen, Gesagtes zu kommentieren oder Inhalte zu posten. Der Sprecher kann während seines Vortrags in den Dialog mit seinem Publikum treten (Was sicherlich gelernt sein muss!) und mithilfe dieser Apps auch danach den Austausch aufrecht erhalten oder Follow-Ups geben.

Die Echtzeit-Interaktion mit dem gesamten Informationsmaterial wird so automatisch zur Interaktion mit der Gruppe. Die Meinung und Aufmerksamkeit jedes Einzelnen ist gefragt. Damit wird die Gruppe zur Quelle für erfolgreiche Events.

Essential 2: Die Gruppe ist alles

“Meetings − reduziert auf das Wesentliche − sind dazu da, eine Gruppe von Leuten zusammen zu bringen.“

Der Austausch von Information, die Interaktion mit der Gruppe, das gemeinsame Erleben und Arbeiten an Ergebnissen stehen im Vordergrund moderner Meetingarchitektur. Das ist die logische Fortentwicklung in einer Gesellschaft, in der wir alle immer mehr zum aktiven Sender werden. Das geschieht, weil das (Mit-)Teilen von Inhalten durch Social Media so viel einfacher und alltäglicher wird. Warum soll ich Inhalte nur konsumieren, wenn ich sie genauso leicht produzieren kann?

Meetingplaner müssen daher mit dem Feedback der Teilnehmer rechnen und arbeiten. Als Mensch, als Mitarbeiter und als Meetingteilnehmer. Wir emanzipieren uns und wollen gefragt werden. Deshalb wird Crowdsourcing – die Möglichkeit Inhalte, Ideen, Dienstleistungen oder Antworten aus einer Gruppe oder Community zu beziehen − im gesamten Umfeld von Events immer wichtiger.

Tools und Apps, die dem Teilen, Bewerten oder auch Finanzieren von Inhalten oder Leistungen eine Plattform geben, werden ein zentrales Element in der gesamten Wertschöpfungskette der Eventplanung. Sie bieten Planern und Teilnehmern eine bessere Auswahl, mehr Input oder auch eine auf dem Wissen der Masse gestützte Entscheidungshilfe. Und das zu deutlich geringeren Kosten. Das beginnt bei der Auswahl der Unterkunft (airbnb.com) oder der Organisation der An- und Abreise (sunyride.com), betrifft natürlich auch die Mitwirkung an zentralen Veranstaltungsinhalten (panelpicker.sxsw.com, allourideas.org, stereopill.com) und endet noch lange nicht bei der Bewertung des Events (yelp.com, hubb.it, event-rate.com). Auch Plattformen wie conferize setzen auf den Gruppeneffekt und bieten Veranstaltern die Möglichkeit, ihre Online-Community zu finden und Teilnehmer durch das Teilen ihrer Inhalte und durch Networking enger einzubinden.

Hilfreich für die Zusammenarbeit in der Gruppe können auch sogenannte group decision support systems (GDSS) sein – ein anderer Anglizismus wäre „Collaboration Tools“. Also Technologien oder Software, die den Entscheidungsprozess und die Zusammenarbeit in einer Gruppe unterstützen. Auch (oder gerade) wenn es um komplexe Inhalte geht. Wenn zum Beispiel verschiedene Informationsquellen zugänglich gemacht werden müssen. Und zwar Teilnehmern mit unterschiedlichen Wissenshintergründen. Tools wie Groupvision ermöglichen die Zusammenführung von Ergebnissen verschiedener Teilnehmergruppen zu einem abschließenden Entscheidungsprozess. Damit erreichen wir durch das „Anzapfen“ der Schwarmintelligenz einer Gruppe gute Ergebnisse und bleibende Effekte.

Eine andere, sehr unterhaltsame Methode, um Teilnehmer von passiven Zuhörern zu aktiven Mitgestaltern zu machen: Wecken Sie das Kind, das in uns allen steckt!

Essential 3: Lass uns zusammen spielen! Gamification

Gamification − der Einsatz von spielerischer Denk- oder Herangehensweise − wird immer populärer. Gamification nutzt klassische Technologien aus (Online-)Spielen in einem anderen Kontext und lässt sich einsetzen, um Kunden zu binden, erfolgreich zu verkaufen oder um Probleme zu lösen. Von e-Commerce über das spielende Lernen bis hin zur Mitarbeitermotivation – alle spielen mit. Auch Prozesse zur Wissensgewinnung und Produktentwicklung werden durch spielerische Elemente attraktiver gestaltet, um die wachsende Gruppe der „Gamer“ – sei es online oder offline – anzusprechen.

Der Gamification Day 2014 in Köln zeigt durch den Umkehrschluss, dass das spielerische Element die Attraktivität des Events bei „Usern“ – in unserem Zusammenhang der Teilnehmer – deutlich steigert. Werden nämlich Gamingelement online entfernt, sinkt die User-Aktivität um bis zu 50 Prozent − so ein Fazit der Konferenz.

Gamification lässt sich im Meeting-Design perfekt nutzen, um Teilnehmerinteresse zu wecken oder zu stärken. Klassische Mechanismen, die Events spielerisch machen, können zum Beispiel Wettbewerbe sein oder Veranstaltungselemente, die das Sammeln von „Goodies“, von Punkten oder das Erreichen von Levels beinhalten.

Gespielt wird immer, wenn eine Belohnung winkt. Auch hier tritt wieder die Gruppe und das gemeinsame Erreichen − oder eben der gemeinsame Wettbewerb − in den Vordergrund. Spezialisierte Event-Apps wie MeetingPlay machen Gamification möglich. Auch viele größere Meeting-App-Designer binden spielerische Elemente in ihre individuell entwickelten Apps ein. So lässt sich Gamification genau in den Kontext einbinden und passt perfekt zum Teilnehmerkreis der Veranstaltung.

Moderne Technologien und Apps unterstützen Planer und Teilnehmer im gemeinsamen Bemühen um Erfolg und Effekt von Meetings. Es geht darum, den Schwerpunkt wieder ins eigentliche Geschehen zu verlagern. Begegnung und Austausch sollen nicht nur in den Pausen stattfinden. In denen dürfen wir künftig beruhigt die „Waschräume“ aufsuchen. Oder schicke „Community Hubs“, an denen wir und unsere mobilen Endgeräte, Energie tanken.

Bleibt eine Frage offen – wann macht mein Sitznachbar jetzt seinen Schönheitsschlaf?


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Autor: Andrea Goffart

Veröffentlicht am: 21.03.2014


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