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Themensammlung - Meetingarchitektur

Niemand verlässt den Saal!

Mit diesen Tipps halten Sie Eventteilnehmer bei der Stange

Auf der Agenda? Eine Konferenz. Auf der alternativen Agenda? Ein Konzert der Lieblingsband. Was die Agendapunkte gemeinsam haben? In beiden Fällen handelt es sich um fixe Termine. Was sie unterscheidet? Während wohl niemand vorzeitig das Konzert verlässt, sind Konferenzteilnehmer notorische Early Birds – und zwar was ihr Durchhaltevermögen betrifft. Anders: Viele Unternehmen und Veranstalter haben damit zu kämpfen, dass Teilnehmer ihr Event vorzeitig verlassen. Im schlimmsten Fall sogar ganz schwänzen. Es ist wie einst mit dem Wandertag: Als attraktive Abwechslung geplant, wirken derlei Aktionen wie eine Einladung zum Blaumachen. Aber muss das sein?

Appelle an das Pflichtbewusstsein sind – soviel kann man unterstellen – sicher der falsche Ansatz, um dem vorzeitigen Abgesang etwas entgegenzusetzen. Bestechungsversuche oder flehentliche Aufrufe ebenfalls. Was also kann man tun, um das Interesse an einer Veranstaltung hochzuhalten? Schon eher geeignet mögen da die branchenseitig bekannten Hosted Buyer-Programme der großen Messen wie IMEX und ibtm world sein. Wer die Pflichttermine schwänzt, läuft Gefahr gerüffelt zu werden – und in letzter Konsequenz rückwirkend wieder ausgeladen zu werden und demzufolge Anreise und Unterkunft aus eigener Tasche zahlen zu müssen. Doch wenn Barcelona oder gar die Slot Machines in Las Vegas rufen, findet sich schnell ein Weg, die Termine im Nullkommanichts „abzuarbeiten“ ...

One, two, three ... zunächst einmal tief durchatmen und bis acht zählen. Dann die folgenden Tipps von Christina R. Green berücksichtigen. Los geht’s!

One: Was denn, schon zu Ende? „Bis zum bitteren Ende“ ist genau der falsche Code, um die frühzeitige Teilnehmerfluktuation zu unterbinden. Deshalb gilt schon für die Ankündigung der Veranstaltung: Bitte auf die Pauke hauen! Alle geplanten Aktionen so attraktiv zu gestalten und anzukündigen, dass man unbedingt bis zum Ende bleiben MUSS. Das heißt auch, niemanden im Unklaren darüber zu lassen, wer und was einen konkret erwartet. Klug, wer die Werbephase frühzeitig startet.

Two: Danke für die zusätzliche Zeit! Besonders unbeliebt ist bei mehrtägigen Veranstaltungen der letzte Tag. Dabei ist es nicht zwangsläufig der Inhalt, der zur Abreise motiviert. Manchmal ist es einfach schwierig, mehrere Tage am Stück von zu Hause fort zu sein, mag es am fehlenden Babysitter liegen, an günstigeren Flügen oder auch, weil der Chef eine mehrtägige Abwesenheit nicht goutiert. Aus der Not lässt sich allerdings eine Tugend machen: Geben Sie den Besuchern das Gefühl, dass Sie ihnen Zeit schenken. Verkürzen Sie den letzten Tag und gestalten Sie ihn so abwechslungsreich und unterhaltsam wie den Eröffnungstag. So kann kaum jemand sagen, dass sich eine weitere Hotelübernachtung nicht lohnen würde.

Three: Ein Extra-Bonbon für ‚Hardliner’ Manchmal lohnt es sich, das Durchhaltevermögen der Eventteilnehmer zu belohnen. Mit einem Kugelschreiber oder der obligatorischen Solartaschenlampe ist es dabei aber nicht getan. Echte (Mehr-)Werte kommen da schon besser an. Warum bieten Sie nicht zum Ende der Veranstaltung einen kostenlosen Mitschnitt der gesammelten Vorträge an, für den alle anderen üblicherweise zahlen müssen? Am Ende wieder reinschleichen und sich das Incentive ‚erschleichen’ ist natürlich ausgeschlossen.

Four: Und woher kommen Sie? Grundsätzlich ist es immer gut zu wissen, woher die Teilnehmer der eigenen Veranstaltung kommen. Folgendes Szenario: Es ist Winter. Weihnachtsmarktzeit. Ihr Kongress endet an einem Freitag. Sitzt Ihr Unternehmen jetzt auch noch in Berlin, wo die Mehrzahl der Kongressteilnehmer beheimatet ist und richten Sie die Veranstaltung – genau: in Berlin aus, können Sie den Ausgang der Szene nur all zu gut imaginieren. Der eine Teil kommt nach der Mittagspause gar nicht erst wieder, sondern belohnt sich am nächsten Glühweinstand für seine Aufmerksamkeit. Oder hüpft in die nächste U-Bahn und genießt ein paar Stunden Freizeit. Wählen Sie hingegen eine interessante Location ‚ab vom Schuss’, zum Beispiel in einer naturräumlich attraktiven Region, können Sie aktiv dabei unterstützen, etwas länger zu bleiben, zum Beispiel indem Sie ‚After-Conference’-Aktivitäten organisieren.

Five: Mit Pauken und Trompeten! Ein Finale will gebührend gefeiert werden. Wer die Kunst der Kür beherrscht, kann sich für zukünftige Events auf Wiederkehrer verlassen. Je fulminanter, desto besser. Also hauen Sie ruhig richtig auf die Pauke – schmeißen Sie eine Party, die so schnell keiner mehr vergisst. Und vor allem keiner missen will! Die Investitionen sollten Sie dabei nicht scheuen, es könnte sich richtig rechnen.

Six: Es lebe der Flurfunk. Gute Nachrichten muss man gezielt streuen und die Konversation darüber konstant am Laufen halten, dann ergibt sich der Rest fast von allein. Für den Schwarzen Peter-Tag – nämlich den letzten eines Events – heißt das übersetzt: Der letzte Tag muss im übertragenen Sinne rot im Kalender markiert werden. Mit all seinen Attraktionen und Learnings. Sorgen Sie also dafür, dass Sie regelmäßig über dieses Datum sprechen und zwar auf allen Kanälen. Social Media, Videobotschaften, Konferenz-Flurfunk – Ihre Marketingabteilung darf aus dem Vollen schöpfen, wenn es um die Vermittlung der Highlights des Abschlusstages geht.

Seven: Überraschung! What a surprise: Ein weiterer Tipp zielt darauf, für den letzten Tag noch etwas ganz besonders Dickes aufzuheben. Natürlich wird nicht verraten, womit die Teilnehmer rechnen dürfen und somit bei der Stange gehalten. Aber halten Sie fest, dass Sie auf jeden Fall darüber sprechen. Und eine Entschädigung anbieten, wenn Ihre Eventbesucher nicht ganz so begeistert sind wie Sie es erwarten lassen. Das nimmt Sie natürlich in die Pflicht, etwas wirklich Großartiges zu liefern. Ein Gaststar, ein Meet and Greet oder ein lukrativer Gewinn.

Eight: Ab in die Ecke! Sonst gibt es einen Eintrag ins Klassenbuch... Der berühmte Präzedenzfall kann auch für Ihr Event eine Option sein, wenn all jene, die beispielweise eine Messe vorzeitig verlassen – vom Keynote-Sprecher bis hin zum Sales-Personal – ‚ungestraft’ davon kommen. Denn dann wird es viele Nachahmer geben. Übersetzt heißt das: Sorgen Sie dafür, dass etwa Hauptreferenten nicht einfach nur für Ihren Auftritt vorbeischauen, sondern etwas mehr Engagement zeigen. Sie könnten dazu verpflichtet werden, Bücher zu signieren oder für eine Fragerunde zu anderem Zeitpunkt zur Verfügung zu stehen.

Der letzte macht das Licht aus. Wenn Sie also all ihre kreative Munition verballert haben, um den letzten Veranstaltungstag in den Olymp der Konferenz zu katapultieren und dafür auch fleißig die Werbetrommel gerührt haben, heißt es: Glückwunsch, der letzte macht das Licht aus!

Post Skriptum: Wer auf ein gutes Ende hofft, sollte – entgegen der voranstehenden Tipps – nicht allein auf ein gutes Ende setzen. Der Rest der Veranstaltung muss natürlich eine würdige Vorlage für das Finish bieten. Sonst hilft die coolste Party nichts. Welche Knalleffekte sie auch aus der Wundertüte der Möglichkeiten zaubern, aus unserer Sicht ist jeder Veranstaltungstag ein Highlight, weil sonst seiner selbst nicht würdig.


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Autor: Yvonne Egberink

Veröffentlicht am: 24.11.2016


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