Themensammlung - Meetingarchitektur

Am Anfang war das Wort

Wie das Setup von Veranstaltungen die Interaktion hemmt & stärkt

Meetingzeit, Häppchenzeit. Oder nicht? Geht man nach der reinen Wortbedeutung, ist das Meeting aka Besprechung unter anderem „ein ausführliches Gespräch über eine bestimmte Sache, Angelegenheit und bezieht sich als Begriff im Verbund mit einem Verb wie anberaumen, durchführen oder abhalten zumeist auf die Arbeitswelt“ (Wikipedia). Wenn sich nun aber die Mehrzahl der Meetingteilnehmer nur am kostenlosen Kaffee festhält und ihre Meinung zum aktuellen Geschehen in die trockenen Kekse mümmelt, anstatt in das ‚ausführliche Gespräch’ einzusteigen, läuft irgendetwas schief. Und es läuft viel schief: Mehr als die Hälfte aller Teilnehmer an beruflichen Veranstaltungen hat Angst davor, den Mund aufzumachen. Zu diesem Ergebnis kommt der Software- und Serviceanbieter für die Veranstaltungs- und Marktforschungsbranche, Lumi, bei einer aktuellen Umfrage.

Meinungsmacher

„Ein wichtiger Erfolgsfaktor von Meetings und Konferenzen ist, Einblick in das Meinungsbild des Publikums zu erhalten“, schreibt das Unternehmen auf seiner Webseite. Die Betonung liegt dabei auf ‚Meinung’. Dass laut Umfrage jedoch ganze 51 Prozent lediglich sagen, wovon sie denken, dass es erwartet wird und mit ihrer tatsächlichen Meinung hinterm Berg halten, wirft Fragen nach den Rahmenbedingungen von Business Meetings auf. Die oftmals, geht man nach Lumi, alles andere als einladend zu sein scheinen. 54 Prozent der befragten Frauen und 41 Prozent der Männer haben Angst davor, sich mit einem eigenen Beitrag lächerlich zu machen. Die Frage ist also, wie man diese Atmosphäre der Angst auflösen und ein ermutigendes Gesprächsklima schaffen kann. Für Lumi ist die Antwort ganz einfach: Interaktive Technik. Mobile Lösungen, die ein dynamisches Umfeld schaffen, um das Publikum einzubeziehen, seine Meinungen, Prioritäten und Rückmeldungen erfassen und analysieren zu können.

Dabei geht es dem Softwareanbieter vor allem darum, das gesamte Publikum, sprich alle Teilnehmer zu motivieren, damit nicht nur die üblichen Verdächtigen das Gespräch dominieren, die dies auch unter technisch ungestützten Bedingungen täten. „It’s been established that no matter how smart they are, if one or two people dominate the conversation, the group intelligence will suffer. In highly intelligent teams and companies, ideas and discussions take place among a group of people, not just individuals”, sagt Peter Eyre, UK Managing Director bei Lumi.

Anonymität senkt Hemmschwellen

Dass man in der Regel nur einen Bruchteil von Veranstaltungsteilnehmern erreicht, liegt auch in der Natur der Sache – oder sollte man sagen in der menschlichen Natur? Viele fühlen sich unwohl, wenn sie vor anderen sprechen sollen. Hält man ihnen dann auch noch ein Mikrofon vors Gesicht und bittet sie aufzustehen, ist es ganz vorbei, sagt Mark Scales, Head of Event Eolutions bei Banks Sadler. Den Druck der Beteiligung zu nehmen ist also die Devise, um Diskussionen und Entscheidungsfindungen voranzutreiben, Meinungen zu erfassen und das Verständnis zu prüfen. „Things like apps and technology where you can submit questions do work“, ist Scales überzeugt. In der Praxis habe sich gezeigt, dass die aktive Teilnahme steigt, wenn die passende Technik zur Verfügung gestellt wird und man sich in die Anonymität zurückziehen kann. Wie mit der Meetoo Voting- und Messaging Lösung von Lumi, die bei der Best of Events den ersten Platz in der Trend Gallery gewonnen hat. Die Begründung der Jury: „Meetoo ist ein plattformübergreifendes Werkzeug für jedermanns Smartphone, das auch ohne App auskommt – also auch browserbasiert die Kommunikation für Meetings aller Größenordnungen bündelt. Umfragen können interaktiv in die Kommunikation implementiert werden, so dass die Kommunikation keine Einbahnstraße ist. Ein Schritt in die richtige Richtung, da man flexibel ist und auf das Verteilen von Devices nicht angewiesen ist.“

Doch Technik ist natürlich nicht die einzige Antwort auf die Frage nach einer gelungenen Kommunikation. Wäre dem so, müsste man hinterfragen, ob persönliche ‚Treff-Punkte’ überhaupt noch Relevanz haben. Atmosphäre ist ein weiteres gewichtiges Stichwort für die Gestaltung eines offenen und aktivierenden Gesprächsklimas. Eyre empfiehlt regelmäßige Unterbrechungen und Alternativen zur einseitigen Konversation wie etwa von einer Bühne herab auf ein Plenum, um klassische Barrieren abzuschaffen – und damit auch die Barrieren im Kopf.

Am Ende ist mehr als Schweigen

Klar, nicht jeder sucht die große Bühne und möchte trotzdem einen Beitrag zu Diskussionen und Entscheidungen leisten. Digital gestützte interaktive Lösungen sind ein wichtiger Schritt, jeden einzelnen mit einzubeziehen und Entscheidungen somit nicht wenigen Einzelnen zu überlassen. Solidere Ergebnisse sind sicherlich die Folge. Doch braucht es dann überhaupt noch Meetings, wenn sich der benannte Beitrag anonym und standortunabhängig leisten lässt?

Am Anfang war das Wort. Und am Ende? Steht – das könnte eine Gefahr sein – dann eben doch nicht mehr das ‚Gespräch’ im eingangs beschriebenen Sinne. Veranstalter könnten von der großen Herausforderung enthoben sein, eine angstfreie Atmosphäre zu schaffen und die Teilnehmer abzuholen. Die Wahrheit liegt wahrscheinlich, wie so oft, in der goldenen Mitte. Oder, um mit diesem Online-Kommentar auf die Studienergebnisse zu schließen: „I've no doubt that this works, in fact it does as I've seen it in action. However, let's not let technology prevent the live face to face interaction of real people as so research suggests this has so many benefits over connecting virtually.“ Der Kommentator? Anonym.

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Bildquelle: Udo Geisler

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