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VDR präsentiert „Leitfaden zur Erstellung einer Veranstaltungsrichtlinie“
Es mag etwas seltsam anmuten, dass es ganz offensichtlich eines Leitfadens zur Erstellung einer Richtlinie bedarf. Der Grund aber liegt auf der Hand: In vielen Unternehmen fehlt es noch immer an einem strategischen und transparenten Veranstaltungsmanagement. Die Folgen schlagen sich vor allem in vermeidbaren Kosten nieder, weil etwa Einsparpotenziale nicht erkannt oder Prozesse nicht einheitlich gesteuert werden. Der Einkauf von Eventdienstleistungen verläuft häufig unkoordiniert und Synergien mit größtenteils bereits optimierten Geschäftsreisebuchungen werden nicht erkannt und genutzt.
Oft tauchen die gesammelten MICE- und Veranstaltungskosten erst zum Jahresabschluss in den Bilanzen auf und so mancher Finanzvorstand wundert sich dann über die Höhe der getätigten Ausgaben. Üblicherweise gehört das Eventmanagement für die meisten Unternehmen nicht zu den Kernkompetenzen und spielt daher in den strategischen Überlegungen einer Kostenoptimierung nur eine untergeordnete Rolle. Eine klare Veranstaltungsrichtlinie kann hier die dringend benötigte Abhilfe schaffen. Was aber soll darin alles vermerkt sein? Wer soll mit einbezogen werden? Wo lauern eventuell rechtliche Tücken?
Was lange währt …
Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) hat sich dieser Thematik angenommen und nach langer „Tüftelei“ ein neues Standardinstrument für seine Mitglieder entwickelt: den „Leitfaden zur Erstellung einer Veranstaltungsrichtlinie“. Verantwortlich dafür zeichnet der VDR-Fachausschuss MICE unter Leitung von Travel Manager Rüdiger Krenz vom AXA Konzern, der betont: „Wir sind stolz, dass wir nach zwei Jahren harter Arbeit einen so umfassenden Leitfaden zur Verfügung stellen können.“
So wie jedes Event in sich einzigartig ist, sind es auch die spezifischen Anforderungen der Unternehmen an ein geordnetes Veranstaltungsmanagement. Entsprechend umfangreich gestaltet sich der neue Leitfaden des VDR. In die Überlegungen floss auch mit ein, dass eine Veranstaltungsrichtlinie nur dann zu einem dauerhaft wirksamen Instrument wird, wenn sie ohne großen Aufwand aktualisierbar ist und sich so veränderten Rahmenbedingungen anpassen kann. Für die Mitglieder des VDR ist der Leitfaden nicht nur eine hilfreiche praxisnahe Unterstützung, er erspart auch die Beauftragung externer Experten, die sich mit Veranstaltungsrichtlinien auskennen.
… wird endlich auf Linie gebracht
Natürlich erfüllt eine Veranstaltungsrichtlinie auch restriktive Aufgaben, in erster Linie dient sie aber der Zeit- und Kostenersparnis und sorgt dafür, dass das Zusammenspiel aller beteiligten Unternehmensbereiche dauerhaft harmonisiert wird. Für die erfolgreiche Durchsetzung jedoch bedarf es vielfältiger Informationskanäle und einer intuitiven Handhabung. Die Veranstaltungsrichtlinie sollte leicht verständlich sein und sich nicht lesen wie die Vertragsbedingungen einer Versicherung. Auch Themen wie diese werden im Leitfaden des VDR angesprochen.
Ergänzend dazu liefert der VDR-Fachausschuss auch eine Übersicht darüber, was im Vorfeld zu beachten ist. Auch gibt es einen Fragebogen zur Erstellung einer Ist-Analyse, auf deren Basis die Erstellung einer Veranstaltungsrichtlinie erfolgen kann. Die entsprechenden Dokumente sind allen VDR-Mitgliedern online zugänglich.
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