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Mittendrin statt nur dabei - Teil 2

MCI veröffentlicht Whitepaper über den „Kongress der Zukunft“

MCI Deutschland hat ein Whitepaper herausgebracht, das sich mit dem „Kongress der Zukunft“ beschäftigt. Hierin wird beschrieben, wie sich die Verhaltensweisen, Anforderungen und Wünsche von Kongressteilnehmern, Ausstellern und Sponsoren in den letzten Jahren verändert haben und weiter verändern werden. Das Whitepaper zeigt auf, welche Formate, Prozesse und Bedingungen Kongresse in Zukunft bieten müssen, um weiterhin wirtschaftlich erfolgreich zu sein. Die wichtigsten Erkenntnisse haben wir für Sie zusammengefasst.

In Teil 2 thematisieren wir die wichtigsten Trends im Kongressmarkt von morgen und zeigen anhand konkreter Beispiele auf, welche Elemente bei der Transformation von Kongressen berücksichtigt werden sollten.

Die wichtigsten Trends im Kongressmarkt von morgen

1.) Nachhaltigkeit

Plastikmüllberge, Flugscham, Dieselfahrverbote, Massentierhaltung: Nicht erst, seit sich die Jugendbewegung „Fridays for Future“ lautstark für mehr Klimaschutz einsetzt, wächst das Umweltbewusstsein in der Bevölkerung. Dementsprechend sind auch „grüne Events“ stark im Kommen. Studien zufolge wird die Nachfrage nach nachhaltigen Kongressen weiter steigen. Kunden erwarten, dass Veranstalter sich in der gesamten Angebotspalette an Nachhaltigkeitsprinzipien ausrichten. Infolgedessen hat sich auch der Anteil an Veranstaltungsstätten mit fest installierten Nachhaltigkeitsmanagementsystemen in den vergangenen acht Jahren von rund 27 Prozent auf über 40 Prozent erhöht.

2.) Gesundheit

Obwohl Menschen hierzulande nur selten durch Epidemien bedroht sind, ist Gesundheit als Thema heute allgegenwärtig: Menschen achten verstärkt darauf, sich ausreichend zu bewegen, gesund zu ernähren und sich auch im Job nicht allzu sehr stressen zu lassen. Vor allem jüngere Generationen bringen zudem neue Ernährungs- und Konsumgewohnheiten mit und legen großen Wert auf vegetarische, regionale und nachhaltige Lebensmittel. Das wirkt sich auch auf den MICE-Bereich aus. So sind beispielsweise im Eventcatering Nachhaltigkeit, Regionalität und „Healthy Food“ keine kurzlebigen Modeerscheinungen, sondern werden künftig weiter an Bedeutung gewinnen. Das gleiche gilt für Kongresskonzepte, die Raum für Rückzugsmöglichkeiten und Entspannungsangebote bieten.

3.) Sicherheit

Das Thema Sicherheit gilt als eine der größten Herausforderungen unserer Zeit – auch in der MICE-Branche. Das Sicherheitsbedürfnis der Kongressteilnehmer wächst, aber damit auch das Verständnis für Sicherheitsvorkehrungen und -kontrollen. Allerdings drohen Gefahren nicht nur von außen: Veranstalter müssen auch interne Risikopotenziale absichern. Unter anderem gilt es, für bauliche und technische Sicherheit zu sorgen sowie Vorkehrungen für Gesundheits- und Brandschutz zu treffen. Digitale Tools wie Zugangskontrollen, Überwachungskameras oder Gesichtserkennung leisten wichtige Hilfestellungen, um den Schutz der Kongressteilnehmer zu gewährleisten. Allerdings reichen sie allein für eine ganzheitliche Gefahrenverhütung meist nicht aus. Wichtig ist es, dass Veranstalter durch regelmäßige Weiterbildungen und Schulungen das Sicherheitsbewusstsein des Personals weiter schärfen.

4.) Technologie

Die vierte industrielle Revolution wirkt sich mit ihren neuen technischen Möglichkeiten auch auf die Kongresswirtschaft aus. Schließlich schaffen die Automatisierung standardisierter Abläufe, die Digitalisierung bestehender Prozesse sowie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz eine Vielzahl neuer Anwendungsmöglichkeiten. Noch geht es dabei vor allem um Effizienzsteigerungen. So wollen Kongressveranstalter durch digitale Tools aktuell vor allem Zeit sparen, Organisationsprozesse verschlanken und mehr Teilnehmer erreichen. Künftig werden neue Technologien aber auch auf dem Kongress selbst ganz neue Formen der Interaktion von Teilnehmern und Veranstaltern ermöglichen. Hier fügt MCI eine Vielzahl von Tools und Technologien an, über die wir im MICE Club-Magazin schon mehrfach berichtet haben. Dazu gehören Big-Data-Anwendungen, automatische Tracking-Systeme, smarte Chatbots, das Internet der Dinge (IoT) sowie alle Entwicklungen im Bereich der Augmented, Mixed und Virtual Reality.

Einseitigkeit hat ausgedient

Ob Verbandstagung, Fortbildungsseminar oder Wissenschaftsgipfel − im Zentrum jedes Kongresses stehen seit jeher Wissensvermittlung und Begegnung. Die reine Informationsbereitstellung allerdings lockt schon heute kaum mehr jemanden in einen Saal. Denn warum sollte man als Teilnehmer zu einem Kongress reisen, wenn man sich die dargebotenen Inhalte auch bequem aus dem Netz ziehen kann? Umso wichtiger ist es, die emotionalen Aspekte eines Kongresses in den Vordergrund zu stellen und allen Zielgruppen echten Mehrwert zu bieten. Nur wenn das gelingt, ist der erste Schritt in Richtung Zukunft geschafft. Hierin liegt aber auch eine große Chance, denn immaterielle Erlebnisse (als Beispiel sei die Urlaubsreise genannt) sind fast 80 Prozent der Generation unter 40 wichtiger als materielle Güter.

Somit wird es höchste Zeit, die erforderliche Transformation konventioneller Kongresse voranzutreiben. Die Voraussetzungen dafür sind vorhanden, nur wollen die erforderlichen Tools auch gekonnt eingesetzt sein. Genau das aber scheint leichter gesagt als getan. Schließlich müssen Veranstalter nicht nur eine Vielzahl unterschiedlicher Bedürfnisse befriedigen, sondern auch den Daumen am Puls technologischer und gesellschaftlicher Entwicklungen halten – und sollten dabei laut MCI die nachfolgend aufgeführten Kernelemente auf dem Zettel haben.

1.) Gezielte Partizipation

Teilnehmer heißen heutzutage nicht mehr Teilnehmer, weil sie an einem Kongress teilnehmen, sondern weil sie Anteil am Geschehen nehmen wollen. Auch Aussteller werden sich mit ihrer kongressflankierenden Rolle auf Dauer nicht mehr zufriedengeben. Beide Gruppen wollen nicht länger Zaungäste sein, sondern Inhalte mitgestalten. Sie erwarten Diskussionen auf Augenhöhe, wollen sich interaktiv austauschen und sich mit Ideen und Erkenntnissen auseinandersetzen. Wenn aus ehemals passiven Teilnehmern engagierte Mitspieler werden, schafft das zugleich ein Gefühl der Zusammengehörigkeit. Die Grundvoraussetzungen hierfür lassen sich zum Teil mit nur wenig Aufwand realisieren, wenn z.B. die Interessenten aufgefordert werden, via App oder auf einer Online-Plattform eigene Themenvorschläge einzureichen. Auch wenn diese nicht alle behandelt werden, sehen die Teilnehmer ihre Wünsche ernst- und wahrgenommen. Vor Ort wiederum bedeutet mehr Teilhabe die Bereitstellung von themenbezogenen Diskussionsrunden, kleineren Workshops und/oder innovativen Networking-Formaten.

2.) Innovative Raumkonzepte

Neue Programmstrukturen gehen einher mit der Entwicklung neuer Raumkonzepte. Hier sind vor allem traditionelle Kongress- und Tagungszentren in der Pflicht. Denn künftig wird es nicht mehr reichen, Säle für die Vortragsreihen und ein Foyer für die Pausengestaltung bereitzustellen. Vielmehr müssen Locations in der Lage sein, die spezifischen Anforderungen der Veranstalter flexibel abzubilden, um das Event beispielsweise um Erlebniszonen, Ruheoasen und Arbeitsräume zu erweitern.

Dabei gilt die Devise: Bewegung schafft Begegnungen, die sich durch neuartige Bestuhlungs- oder Cateringkonzepte anbahnen lassen. Auch gemeinsames Interagieren – z.B. durch Übungen, Spiele oder Vorstellungsrunden – kann den Zusammenhalt stärken und Verbundenheit schaffen.

3.) Attraktive Sponsorenpakete

Kongresse dienen am Ende nicht nur der Information und Begegnung, sondern stellen vor allem für Verbände, Vereine und Organisationen oft auch eine wichtige Einnahmequelle dar. Dementsprechend gilt es, möglichst interessante Partner als Sponsoren zu gewinnen. Um eine solide Finanzierung auf die Beine zu stellen, muss deshalb ein attraktives Sponsorenpaket geschnürt werden.

Die Aufwertung von flankierenden Ausstellungen und themenverwandten Promotionaktionen sind gute Beispiele dafür, wie dies gelingen kann. Am Ende läuft es auf mehr Mitspracherecht und Begegnungen auf Augenhöhe für die Geldgeber hinaus. Gerade dadurch kann aber auch der Erlebniswert eines Kongresses erheblich gesteigert werden. Ein zusätzliches Markenlogo stört den Besucher nur dann, wenn kein Mehrwert damit verbunden ist.

4.) Smarte Angebote

Virtuelle und hybride Elemente werden den Kongress der Zukunft zunehmend prägen. Schon heute kann aktuellen Studien zufolge jeder Kongress auch online besucht werden – zumindest teilweise. Vor allem mobile Anwendungen, Live-Streams und Videokonferenzen erfreuen sich bei Veranstaltern steigender Beliebtheit. Doch digitale Werkzeuge ermöglichen nicht nur, Kongressinhalte in Echtzeit zu verbreiten – sie sorgen auch dafür, dass Inhalte dauerhaft verfügbar sind. Denn über soziale Medien und Event-Apps können die Kongressteilnehmer auch vor und nach der eigentlichen Veranstaltung Verbindungen aufbauen und pflegen – was natürlich auch im Interesse der Veranstalter ist.

Jeder zweite deutsche Teilnehmer wünscht sich im Vorfeld eines Fachevents darüber hinaus personalisierte Empfehlungen sowie eine maßgeschneiderte Agenda inklusive Tipps zur Freizeit- bzw. Abendgestaltung. So mag der Kongressbesuch oberflächlich gesehen ein wenig zur Urlaubsveranstaltung „verkommen“, aber gewinnt dadurch deutlich an Erlebnis- und Erinnerungswert. Das Kongressmanagement muss auch auf den Alltag der Teilnehmer abzielen und dahingehend smart werden, dass jedem Teilnehmer hier organisatorische Entscheidungen abgenommen werden und dort mehr Mitspracherecht eingeräumt wird.

Fazit

Wie Kongresse im Jahr 2030 aussehen werden, lässt sich nicht hundertprozentig sicher voraussagen. Klar scheint jedoch, dass der demografische und soziokulturelle Wandel sowie Globalisierung und Digitalisierung die Tagungs- und Kongresswirtschaft dauerhaft verändern werden. Personenbezogene Empfehlungen, ein ansprechendes Rahmenprogramm, die Einbeziehung digitaler Angebote und die Bereitstellung neuer Informationsformate werden schon bald Usus in der Tagungswirtschaft sein.

In der Sharing Economy geht es auch darum, Wissen und Erfahrungsschätze zu teilen und so neue Perspektiven zu erschließen. Dementsprechend muss der Kongress der Zukunft ausreichend Zeit und Raum für Begegnungen bieten. Aktuell dienen dazu bei der Mehrzahl der Kongresse lediglich die Kaffee- und Mittagspausen. Für Professional Congress Organiser (PCO) ist damit eine Vielzahl neuer Herausforderungen verbunden. Ihre Rolle dürfte sich damit immer mehr in Richtung Umfeld- und Zielgruppenanalyse, Strategieberatung, Innovationsentwicklung und Experience Design verlagern. Wörtlich formuliert es MCI so: „Der PCO von heute hat die Aufgabe, Wissen und Begegnung sowie Formate und Raumkonzepte zukunftsfähig zu gestalten – und mithilfe von Digitalisierung und innovativen Technologien ein stabiles Fundament für den Kongress der Zukunft zu legen.“

Teil 1 unseres Beitrages konzentriert sich auf die Erwartungshaltung der Beteiligten und wie „Experience Design" dazu beitragen kann, Kongresse zeitgemäß aufzustellen und zu konzipieren.

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Bildquelle: MCI Deutschland

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