Themensammlung - Meetingarchitektur

So klappt’s auch mit dem Meeting

Ein ironischer Seitenhieb auf die Meetingkultur in Büroetagen

Wer kennt das nicht: Das Meeting dauert schon anderthalb Stunden, die dargebotenen Inhalte kennt man bereits aus dem Effeff und eigentlich war schon längst Feierabend. Oder Sie verstehen nur Bahnhof ob der Ausführungen des IT-Experten und haben in der Nacht zuvor ohnehin nicht gut geschlafen. Wie nun das Aufmerksamkeitslevel hochhalten und bestenfalls Interesse zeigen, das nur marginal vorhanden ist?

Wer einer Diskussion nicht mehr folgen kann, in Tagträumerei verfällt, dabei vermehrt aufs Handy schaut und befürchten muss, als gelangweilter Meetingteilnehmer aufzufliegen, dem kann geholfen werden. Nicht ganz ernst gemeint, hat die Satire-Webseite „Cooper Review“ eine Reihe von Tipps veröffentlicht, wie man sich selbst nicht nur wachhalten, sondern die Gesprächsrunde gleichzeitig beeindrucken kann. Dies wollen wir Ihnen natürlich nicht vorenthalten.

1. Zeichnen Sie etwas aufs Flipchart! Ideal sind z.B. ein Mengendiagramm oder eine Tortengrafik. Dabei kommt es nicht auf Ihre künstlerischen Fähigkeiten an, sondern lediglich auf Ihr Engagement. Sie beweisen, dass Sie sich Gedanken zum Thema gemacht und Ihre Schlüsse daraus gezogen haben. Sie regen die weitere Diskussion an und können sich währenddessen entspannt zurücklehnen. Hüten Sie sich aber vor zu vielen Details, die Sie als „Montagsmaler“ entlarven könnten.

2. Bringen Sie Bruchzahlen ins Spiel! Wenn Sie in Mathe halbwegs gut aufgepasst haben, sagen Sie etwa „ein Fünftel“ oder „zwei von zehn“ statt „20 Prozent“ und Sie bringen Ihre Kollegen garantiert kurz zum Nachdenken. Das lenkt die Aufmerksamkeit von Ihnen ab und befeuert darüber hinaus Ihre mathematische Kompetenz.

3. Machen Sie sich Notizen! Damit ist nicht gemeint, dass Sie die Karos auf dem Papier ausmalen, aber leserlich muss es auch nicht unbedingt sein. Die anderen Meetingteilnehmer denken nun, Sie machen sich unentwegt Gedanken über das Gesagte und ziehen schon vor Ort Ihre Schlüsse daraus. Das schindet auf jeden Fall Eindruck.

4. Wiederholen Sie bereits Gesagtes! Was etwas seltsam klingen mag, zeigt dennoch, dass Sie Haltung beziehen, ohne einen eigenen Diskussionsbeitrag leisten zu müssen. Bestärken Sie z.B. Ihren Vorgesetzten in seiner Meinung und schon haben Sie einen Fürsprecher mehr.

5. Stellen Sie die Diskussion in Frage! Hierbei ist etwas Vorsicht geboten. Aber wenn Sie zweifelsfrei wissen, worum sich das Meeting dreht, können Sie mit einer Aussage wie „Ich finde, wir sollten noch einmal alles auf Null setzen“ durchaus punkten und der Diskussion neuen Schwung verleihen.

6. Stehen Sie auf! Bewegung ist das wirksamste Mittel gegen Müdigkeit. Es tut Ihrem Körper gut und verschafft Ihnen Aufmerksamkeit, wenn Sie sich von Ihrem Platz erheben, während Sie eine These formulieren oder – im wahrsten Sinne des Wortes − einem Gedanken nachgehen. Das regt zudem Ihre Mitstreiter zum neuerlichen Nachdenken an.

7. Machen Sie Witze! Tatsächlich ist richtig platzierter und feinsinniger Humor eine Allzweckwaffe. Im Kollegenkreis sollte der eine oder andere lockere Spruch gut ankommen. Bei Kunden ist selbstredend etwas Vorsicht geboten, damit Sie Ihr Humor nicht etwa in ein schlechtes Licht rückt. Andererseits mögen Sie dadurch plötzlich unerwartet sympathisch wirken.

8. Gehen Sie ans Telefon! Wenn Sie es gar nicht mehr aushalten, täuschen Sie eine wichtige Nachricht oder einen Anruf vor und verlassen Sie kurz den Raum. In stressigen Zeiten wie diesen hat fast jeder dafür Verständnis, wenn Sie dringend etwas abklären müssen. Es lässt Sie zudem wichtig erscheinen in Ihrer Position. Sie sollten dabei nur nicht laut „Ja, Schatz“ sagen.

Und wie läuft das Meeting nun wirklich rund?

Abgesehen davon gibt es natürlich auch seriöse Kniffe, die zwar sehr einfach erscheinen, aber ein Meeting am Ende nicht an der Lustlosigkeit oder Müdigkeit der Teilnehmer scheitern lassen. Wie so oft im Leben gilt: Nichts geht über eine gute Vorbereitung, um einer schleichenden „Meetingitis“ Vorschub zu leisten. Eine im Vorfeld klar definierte Agenda hilft ungemein. Erst recht, wenn jeder Mitarbeiter auch eigene Vorschläge in die Tagesordnung einbringen kann. Die Teilnehmer selbst wiederum wollen sorgfältig ausgewählt und direkt ins Projekt involviert sein, um das es geht. Denn je kleiner die Gesprächsrunde, desto effektiver ist in der Regel die Diskussion.

Dann ist natürlich die Zielsetzung eines Meetings entscheidend. Was soll genau besprochen und erreicht werden? Unnötige Diskussionen werden dadurch vermieden, dass die Teilnehmer schon vor dem Treffen wissen, worum es geht und bestenfalls auch, welche Ergebnisse angestrebt werden. Mitunter hilft eine Prioritätenliste mit Punkten, die kurz abgehakt werden können, und solchen, die einer längeren Entscheidungsfindung bedürfen. Darüber hinaus wissen Sie aus eigener Erfahrung, dass fast jedes Meeting länger als geplant dauert. Im Vorfeld sollte der Zeitrahmen daher möglichst großzügig gesteckt werden, damit am Ende kein Themenpunkt auf der Strecke bleibt und kein Teilnehmer in Terminnöte kommt.

Ganz wichtig: Jemand muss die Rolle des Protokollführers übernehmen. So gerät keine Äußerung in Vergessenheit, spätere Nachfragen können schnell geklärt werden und die Vorbereitung von Folgeterminen wird ebenfalls vereinfacht. Der jeweils Vortragende wiederum sollte für seine Ausführungen am besten aufstehen. Denn Studien haben ergeben, dass Meetings, bei denen alle Teilnehmer die ganze Zeit über am runden Tisch sitzen, um ein Drittel länger dauern. Und last, but not least: Bitten Sie Ihre Mitarbeiter um regelmäßiges Feedback, was die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen angeht. So erhöht sich auf Dauer nicht nur die Effektivität von Gruppendiskussionen, sondern auch die Motivation Ihrer Mitarbeiter.

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