EventTech

Warum wir endlich aufhören sollten, Events in Excel zu planen

Warum planen wir überhaupt Events in Excel?

Teilnehmermanagement, Eventmarketing, Event-Apps, Check-In mittels RFID oder Gesichtserkennung, Leadmanagement, Matchmaking, Evaluierung und viele andere Aufgaben des Eventmanagements sind bereits digitalisiert. Doch was sich wirklich hartnäckig hält, ist die Nutzung von Excel als Planungstool. Dabei ist Excel eine Tabellenkalkulation, keine Planungssoftware für Aufgaben oder Fristen. Warum planen wir also überhaupt unsere Veranstaltungen in einem Kalkulationsprogramm?

Die Antworten sind vielfältig und hier sind einige:

es ist schlichtweg ein günstiges Tool,
da es viele nutzen, ist der Austausch der Informationen sehr einfach,
für die meisten von uns ist es einfach zu bedienen,
interne oder auch externe Vorlagen gibt es oft als Excel-Sheet – egal ob in Büchern, auf Corporate-Blogs oder vom Kollegen,
die Nutzung ist historisch gewachsen, wir hatten „früher“ oft keine wirkliche alternative Software,
weil Sie als Eventmanager Ihren Chef immer noch nicht überzeugen konnten, ein neues Tool auszuprobieren und dieser sich wegen der Kosten, der Unsicherheit oder aus vielen anderen Gründen weigert,
es (noch) keine Software gibt, die komplett alle Prozesse des Eventmanagements abbilden kann.

Und so bleibt Eventmanagement immer eine Kombination aus mehreren Tools. Und das ist auch gut so, sonst hätten wir Monopolanwendungen, die keiner bedienen und erst recht keiner bezahlen kann.

Welche Vorteile haben digitale Planungstools?

Zahlreiche. Hier nenne ich auch nur einige. Allen voran sind sie, sofern wir ausreichend Internet haben, immer und überall verfügbar. Meist sogar auf allen mobilen Endgeräten. Außerdem sind die Informationen in diesen Tools stets aktuell. Die Zeiten, in denen Planer, die an der gleichen Datei arbeiten und hinterher ihre Ergebnisse mühsam synchronisieren müssen, sind somit vorbei. Das sollte zwar schon im ersten Schritt nicht vorkommen, doch die Realität sieht anders aus. Das passiert sowohl intern als auch extern – in der Zusammenarbeit mit Kunden und Dienstleistern.

Wer digitale Planungstools wie Kollaborationsplattformen und Co. nutzt, betreibt außerdem hervorragendes Wissensmanagement. Nie war es einfacher Wissen im Team zu teilen. E-Mail-Verteiler mit unzähligen Personen in CC gehören dank dieser Tools der Vergangenheit an.

Darüber hinaus können sich Veranstalter in Zeiten des viel diskutierten Fachkräftemangels als attraktiver Arbeitgeber positionieren, wenn sie bei der Wahl der Arbeitsmittel und Kommunikationswege up-to-date sind. Wer mit dem Internet und den sozialen Netzen aufgewachsen ist, will häufig einfach keine pdf-Newsletter mehr generieren oder Excel-Tabellen pflegen. Und er erwartet Kommunikation, wie er sie privat selbstverständlich kennt und nutzt: Instant, many-to-many und ohne langwierige Wege dank hierarchischer Strukturen.

Welche Nachteile haben Onlinetools?

Wer seine Daten ausschließlich unternehmensintern nutzt, kann sie auch besser vor Angriffen von außen schützen. Die EDV-Abteilung dürfte mit dem Einsatz von Excel deutlich ruhiger schlafen als mit Daten, die bei einem externen Anbieter liegen. Außerdem sind noch nicht alle Onlinetools wirklich DSGVO-konform. Doch häufig kommen die wirklich spannenden Tools nun einmal aus den USA. Grund genug für den ein oder anderen IT-Experten, diese grundsätzlich zu meiden.

Darüber hinaus lassen sich die bestehenden Excel-Vorlagen ziemlich leicht und schnell für die nächste Veranstaltung kopieren. Wer auf ein neues Onlinetool umsteigen will, muss zunächst Arbeitszeit und folglich auch Geld für den Einstieg in das neue Tool investieren. Je nach Komplexität des Tools könnte es auch sein, dass Sie dann „mit Kanonen auf Spatzen schießen“.

Welche Tools eignen sich gerade fürs Eventmanagement?

Viele Veranstaltungen ließen sich jedoch bereits heute mit digitalen Projektmanagement- und Kollaborationstools planen und monitoren. Sehr gute Dienste leisten beispielsweise Tools wie Slack, Trello, Google Drive, Asana, Jira, Wunderlist oder Basecamp. Die meisten von ihnen sind in der Basisversion kostenfrei oder kostenfrei für eine bestimmte Testphase. Sie sind als Browser-Version und als App erhältlich. Vor allem dadurch wird Eventmanagement von verschiedenen Orten wie Büros, Home Office, auf Site Inspections oder während der Veranstaltung vor Ort sehr komfortabel möglich.

Über die Autorin

Katrin Taepke bloggt auf www.micestens-digital.de und ist Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate. Seit mehr als 20 Jahren organisiert sie Events unterschiedlichster Größe und Ausrichtung. Ihr Credo: Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für Eure Prozesse!

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