Vordenker sein statt Mitläufer werden
Über die Zukunftsaussichten deutscher Tagungen und Kongresse
Wir berichteten schon mehrfach über das vor Jahresfrist gestartete Forschungsprojekt „Future Meeting Space“, das vom German Convention Bureau e.V. (GCB) und vom Europäischen Verband der Veranstaltungscentren e.V. (EVVC) initiiert wurde. Unter Federführung des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) wurde nun gemeinsam mit weiteren Partnern aus Wissenschaft und Praxis ein 44 Seiten starker Innovationskatalog veröffentlicht.
Das Dokument kann auf der Projekthomepage kostenlos heruntergeladen werden. Es zielt darauf ab, die richtigen Schlüsse aus gesellschaftlichen Trends und technischen Entwicklungen zu ziehen, damit deutsche Kongress- und Tagungsformate auch in Zukunft so erfolgreich bleiben, wie sie es derzeit sind.
Anhaltende Trends bedingen neue Formate
Das Team vom „Future Meeting Space“ hat die Eventlandschaft in Deutschland im Hinblick auf zukünftige organisatorische, technische und räumliche Anforderungen analysiert. So ist etwa die zunehmende Überalterung der Gesellschaft genauso offensichtlich wie die steigende Individualisierung in nahezu allen Konsumbereichen. Die Folge wird sein, dass die persönlichen Bedürfnisse einzelner Tagungsteilnehmer in immer stärkerem Maße berücksichtigt werden sollten.
Für die Eventplaner bedeutet dies, in Zukunft eine möglichst hohe Anzahl an Serviceoptionen und Buchungsalternativen bereitzuhalten, um möglichst vielen Einzelinteressen gerecht werden zu können – angefangen bei barrierefreien Zugängen über die vegane Menüauswahl bis hin zur klimaneutralen Anreise. Gerade beim Aspekt Mobilität zeigt sich eine Zunahme alternativer Fortbewegungskonzepte, die insbesondere auf den Umweltaspekt einzahlen. Carsharing und Elektromobilität gehören genauso dazu wie Mitfahrgelegenheiten und Angebote des ÖPNV. Der Klimaschutzgedanke mag bereits in wenigen Jahren eine bedeutendere Rolle spielen als der Komfortaspekt.
Das Thema Nachhaltigkeit wird also weiter an Bedeutung gewinnen, was nicht nur für die An- und Abreise, sondern auch für Werbemittel, Tagungsunterlagen, das Catering und die Unterkunft gilt. „Je grüner, desto besser“ mag hierbei das durchaus sinnvolle Motto lauten. Es dürfte dennoch klar sein, dass der Eventteilnehmer von morgen entsprechende Angebote von Veranstalterseite wie selbstverständlich erwarten wird, statt sich in Eigeninitiative zu üben.
Wenn Science Fiction zur Realität wird
Getoppt werden all diese Entwicklungen aber noch vom digitalen Wandel und den damit einhergehenden Innovationen. Was vor wenigen Jahrzehnten noch Zukunftsmusik war, wird langsam aber sicher Wirklichkeit: holografische Präsentationen, digitale Dolmetscher, aussichtsreiche Cyberbrillen, umsichtige Drohnen, interaktive Kollaborationstools und hilfreiche Roboter werden die Eventlandschaft über kurz oder lang auf ein neues technologisches Level hieven.
Für Deutschland, das nicht gerade als Vorreiter der digitalen Revolution gilt, wird es wichtig sein, in technologischer Hinsicht nicht den Anschluss an die nordamerikanischen und asiatischen Märkte zu verlieren. Vor allem internationale Events werden in den kommenden Jahren daran gemessen werden, in welchem Maße virtuelle Erlebniswelten und digitale Innovationen in die Veranstaltungsplanung mit einbezogen werden.
Matthias Schulze, Geschäftsführer des GCB, äußert sich zu den anstehenden Veränderungen wie folgt: „Um die hervorragende Position Deutschlands im internationalen Wettbewerb um Tagungen und Kongresse auch für die Zukunft zu stärken, ist es unabdingbar, sich ganz konkret mit den Trends und Entwicklungen zu befassen, die unsere Branche betreffen werden.“
„No Future“ ohne Anpassung?
Um ihre Zukunftsfähigkeit zu sichern, müssen die deutschen MICE-Akteure natürlich nicht alles umkrempeln oder auf traditionell Bewährtes verzichten. Der Innovationskatalog des „Future Meeting Space“ ist vielmehr als Orientierungshilfe gedacht, nicht als Vorschriftensammlung. Es darf natürlich auch in Zukunft Rheinischer Sauerbraten serviert, auf Flipcharts skizziert, mit dem Billigflieger angereist oder an Podiumsdiskussionen teilgenommen werden.
Nur: Fortschritt lässt sich bekanntlich nicht aufhalten und der digitale Wandel ist bereits in vollem Gange. Daher wird der physische Raum als Veranstaltungsort langfristig nur dann eine bedeutende Rolle spielen können, wenn dieser mit nicht virtuell erfahrbaren Highlights aufwarten kann.
Im Umkehrschluss bedeutet das: Touristisch eher schwach bestückte Destinationen müssen sich durch virtuelle Erlebniswelten, individuellen Charakter und digitalen Komfort von der Masse abheben, um erfolgreich zu bleiben – zumindest laut Expertenprognosen.
Ein Blick in den Innovationskatalog des „Future Meeting Space“ hilft sicherlich, sich für die Zukunft zu rüsten und Formate anzudenken, die gleichermaßen verblüffen wie begeistern können.
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