Schon wieder kurz vorm Burnout?
Warum es der Eventmanager wirklich nicht leicht hat
Nicht zum ersten Mal hat das Forbes Magazin, eines der führenden Wirtschaftsblätter dieser Welt, die stressigsten Jobs dieser Welt ermittelt. Auf Rang 5 in der diesjährigen Untersuchung: der Eventmanager. Auf den Plätzen davor: Soldaten, Feuerwehrleute, Polizisten und Pressesprecher. Niemand aus der Vorstandsetage oder aus dem Aufsichtsrat. Stattdessen diejenigen, die im Ernst- und Notfall bereitzustehen haben und die Kohlen wortwörtlich aus dem Feuer holen müssen, ohne dabei selbst allzu viel Kohle zu verdienen.
Lanyon, einer der führenden Hersteller von Eventsoftware ließ es sich nicht nehmen, der Umfrage von Forbes auf den Grund zu gehen und hat in der MICE- und Eventbranche selbst nachgehakt. Man wollte die maßgeblichen Gründe für den hohen „Stressgehalt“ im Job erfahren und hat daraufhin 215 Interviews mit Eventplanern geführt, sowohl im Profit- als auch im Non-Profit-Bereich. Die Ergebnisse liegen nun vor und stützen die Marktforschung von Forbes mit interessanten Ergebnissen.
Der auf dem Zahnfleisch kriecht
Besonders stressig im Job ist es für Eventmanager, immer wieder in letzter Minute reagieren und kurzfristige Änderungswünsche berücksichtigen zu müssen. Diese Aussage tätigten rund zwei Drittel aller von Lanyon befragten Personen. Ohne Nachzahlung oder Extravergütung ist es im Job leider lästige Pflicht, kurz vor zwölf noch einen neuen Künstler organisieren oder geänderte Teilnehmerzahlen an alle Gewerke kommunizieren zu müssen. Hier müssen Hotelzimmer storniert, dort die Shuttle-Busse umgeleitet werden. Weil der Ausflug ins Theater aus mangelndem Interesse gestrichen wurde, sollen noch die letzten Tickets für ein Popkonzert organisiert werden. Und natürlich wird noch ein zweiter Beamer zur Präsentation benötigt, genauso wie vier zusätzliche Hostessen für die Verteilung von „plötzlich“ aus dem Lager gekramten Give-Aways.
Der Eventmanager ist nun mal erster Ansprechpartner für den Veranstalter. In der Schlussphase der Eventplanung – also praktisch bis kurz vor Beginn oder noch während der Veranstaltung – hat er nicht selten als eierlegende Wollmilchsau zu agieren. 24/7 auf Bereitschaft, heißt es da. Dabei hatte man doch eigentlich alles nach bestem Wissen und Gewissen organisiert und geregelt. Die Ausnahmen von der Regel nehmen leider immer mehr Überhand. Wo bleibt die Indoor-Alternative zum gemeinsamen Teambuilding-Floßbau, wenn’s draußen schüttet? „Machen Sie was!“, heißt es da. Und was tun Sie? Sie stellen natürlich den Regen ab!
Damit direkt zu Punkt zwei auf Lanyon’s Liste: „Handarbeit“. Denn was tun, wenn’s nicht richtig läuft, die Präsentation hakt, der Messebauer in Zeitnot gerät, die Anlage krächzt oder die entscheidende E-Mail vom Subunternehmer nicht ankommt, weil der Server gerade „down“ ist? Jedwede Panne fällt automatisch auf den Eventmanager zurück, auch wenn eine gewisse Automation durchaus helfen würde bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen. Heutzutage sollte es eigentlich ein Leichtes sein, alle relevanten Verantwortlichen im Rahmen einer Telefon- oder Internetkonferenz zwecks Absprachen unter einen Hut zu bekommen. Die Praxis sieht leider anders aus.
Zuletzt kommt das strikt begrenzte und längst verabschiedete Budget ins Spiel. Es erhält die drittmeisten Antworten auf die Frage der stressigsten Aspekte im Berufsleben eines Eventmanagers. Es lässt sich eben einfach nicht mehr einhalten, wenn dem Veranstalter kurz vor Eventbeginn noch dieses und jenes einfällt, A) storniert werden soll und B) stattdessen hinzugebucht werden soll. Oder wenn der Subunternehmer nicht wie abgesprochen liefert. Die Folge: Es beginnen zähe Verhandlungen auf Euro und Cent. Und am längeren Hebel sitzt stets der König namens Kunde, den man ja auf keinen Fall verlieren möchte.
Womöglich gibt es viel zu tun
Sicher, es ist eine freiwillige Entscheidung Eventmanager zu werden. Niemand wird dazu gezwungen. Es ist auch nichts daran auszusetzen, von Veranstalterseite kurzfristige Planänderungen oder zusätzliche Wünsche zu äußern. Den Stress im Job macht es vermutlich hauptsächlich aus, dass ebendiese in der zur Verfügung stehenden Zeit und zum vereinbarten Budget einfach nicht zu realisieren sind. Denn: Verändert sich im komplexen System einer Veranstaltung eine Variable, wirkt sich das gleich auf zig andere Komponenten aus.
Deswegen wünschen sich Eventplaner grundsätzlich mehr Zeit und Personal, mehr Automation und transparentere Kommunikation sowie ein bisschen Hilfe bei der Reduktion von Kosten und Risiken, damit man diese am Ende nicht allein zu tragen hat. Andererseits lässt sich das alles auf viele andere Berufsgruppen ausweiten, die entweder auf Kommando bereitstehen sollen oder ganz schön viel unter einen Hut zu bringen haben.
Kleine Anekdote zum Schluss: 45 Prozent der – in den USA wohlgemerkt – befragten Personen sagten aus, dass sie ihren Jobstress durch Jogging oder Yoga auszugleichen versuchen. In einem Land, in dem nur 20 Prozent der Bevölkerung überhaupt regelmäßig Fitness betreiben, sind die Eventleute wohl die Sportlichsten unter ihnen. Da hat der Stress vielleicht auch wieder sein Gutes.
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