Best Practice - Mitarbeiterevent, Themensammlung - Inszenierung/Konzeption, Meetingarchitektur

Meetings sind überflüssig

Es geht um die Ursachen, nicht um die Symptome

Offener Brief als Antwort auf den Artikel von Lars Vollmer "Warum es ohne Meetings besser geht"

Lieber Herr Dr. Vollmer,

Meetings sind überflüssig, sagten Sie kürzlich in CAPITAL und eigentlich nur dann nötig, wenn Unternehmen ihre Prozesse nicht im Griff haben. Sinnloses Gruppenkuscheln als Selbstheilungsversuch des verletzten Unternehmensorganismus. Meetings seien Theater und Inszenierung, sagen Sie. Richtig – aber ist das denn ein Negativkriterium? Wer um diese Besonderheit weiß und sie nutzt, erzielt beste Ergebnisse.

Vom Ausgang eines Meetings hinge überhaupt nichts ab, denn die Entscheidungen würden sowieso vorher getroffen. Dazu eine Frage an Sie: Haben Sie schon einmal erlebt, dass Sie ihre Erfahrungen geschildert haben und durch die Fragen des/der Zuhörenden, durch Rückmeldungen oder Ergänzungen eigener Erfahrungen einen neuen, anderen und weiteren Blick auf Ihre ureigene Erfahrungswelt bekommen haben? Bestimmt, denn immer dann, wenn Menschen aufeinandertreffen und ihr Wissen und ihre Erfahrungen austauchen, entsteht Mehrwert.

Deshalb können Meetings nicht überflüssig sein.

Allerdings stimmen wir mit Ihnen absolut überein, wenn es darum geht, die Meetingkultur in Unternehmen grundsätzlich zu hinterfragen. Studien zufolge halten mehr als 70 % der Arbeitnehmer persönliche Besprechungen für die effizienteste Art der Gruppenkommunikation. Auf der anderen Seite beurteilen etwa drei Viertel der Befragten in Deutschland die überwiegende Zahl der Besprechungen, an denen sie teilnehmen, als ineffektiv. Ergo: Die Idee ist gut, die Ausführung ist es nicht.

Die negative Grundeinstellung macht den modernen Meetingmarathon nicht besser, eher schlimmer. Meetings machen krank – auch und gerade weil ständiges Jammern, Meckern und ähnliche dysfunktionale Verhaltensweisen die eigentliche Idee und den Zweck vom menschlichen Zusammentreffen in den Hintergrund drängen. Self fullfilling prophecy - ich finde Meetings unnütz, deswegen sind sie es? So einfach ist es nicht, aber die Haltung der Teilnehmer bestimmt den Output. Deswegen erleben wir täglich langweilige und flache Meetings, die das Beste ihrer Teilnehmer weder fordern noch fördern: ihr Wissen, ihr Engagement und die Bereitschaft, beides einzubringen.

Sie haben die Hoffnung auch noch nicht aufgegeben, oder?

Die Frage, wie Meetings anders gestaltet werden könnten, sei schon die ganz falsche Frage, sagen Sie, schlagen im Weiteren aber selbst vor, Meetings auf eine neue Ebene zu stellen, auf die der Freiwilligkeit und Themenschöpfung aus sich selbst. Barcamps zum Beispiel funktionieren nach diesem Prinzip. Sie haben die Hoffnung also auch noch nicht ganz aufgegeben? Es gibt Formate, die uns weiterbringen können? Wir glauben das auch. Wer die Besonderheit von Meetings begreift und versteht diese zu inszenieren, wer alle Stellschrauben kennt und daher entspannt auch Unerwartetes zulassen kann – wer also die typische Eigendynamik von Gruppen nicht durch eine Agenda (auch da gebe ich Ihnen Recht) bremst, sondern im Gegenteil fördert – der macht Meetings erfolgreich.

Gehen Sie ins nächste Meeting mal mit folgenden Hintergedanken: - Die körperliche Anwesenheit der Teilnehmer ist ein Alleinstellungsmerkmal. - Meetings sind erfolgreich, wenn ihr Output Einfluss auf das „wahre Leben“ der Teilnehmer hat. - Meetings bieten eine Bühne. Fiktionen können den Alltag begreifbar machen. - Interaktion erfordert Mut. Das „Meeting-Set“ muss allen Teilnehmern die Möglichkeit geben sich zu öffnen. Nur so werden sie ihr Wissen preisgeben.

Und genau um dieses Wissen geht es. Es ist also eigentlich egal, wenn die wirklichen Entscheidungen anderswo getroffen werden, solange diese Entscheidungen durch Mehr-Wert und Mehr-Wissen besser und fundierter getroffen werden können.

Meetings sind „und“ nicht „entweder-oder“

Meetings sind sozial und wertschöpfend. Das Erlebbarmachen der beiden essenziellen Besonderheiten der Live-Kommunikation – also „Live“ und „Kommunikation“ sowie all ihrer Implikationen sorgt dafür, dass genau durch die soziale Komponente der Mehrwert und damit Wertschöpfung entsteht.

Also, lieber Herr Vollmer, eigentlich sind wir uns einig. Wenn wir Meetings wertschöpfend machen wollen, müssen wir nur die Ursachen angehen, nicht die Symptome.

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